CRM en ERP koppelen

Een aanzienlijk deel van de klanten van MyDesk maakt succesvol gebruik van de koppeling tussen MyDesk CRM en het ERP systeem dat zij zelf gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan een ERP-systeem zoals Business Central. Deze koppeling heeft een aantal voordelen die het werk voor de vertegenwoordiger, de binnendienst en de manager een stuk gemakkelijker maken:

Zo werkt de koppeling tussen je ERP en MyDesk CRM

Een koppeling tussen MyDesk CRM en jouw ERP systeem maakt het mogelijk om je MyDesk omgeving te vullen met data uit je ERP systeem. Je kan hierbij zelf kiezen welke data je wil synchroniseren. Wanneer er wijzigingen in het ERP systeem plaatsvinden op een bedrijf dat gesynchroniseerd is naar MyDesk CRM, zullen deze gegevens ook gewijzigd worden in MyDesk.

De voordelen van een koppeling tussen je CRM- en ERP systeem

Een koppeling met je ERP systeem kan interne processen optimaliseren en sneller laten verlopen. De koppeling zorgt er onder andere voor dat de data in beide systemen gelijk is. Het belangrijkste voordeel hieraan is dat je nooit meer op twee plekken klantgegevens hoeft toe te voegen of te wijzigen. Doordat deze data elke dag gesynchroniseerd wordt, weet het verkoopteam ook zeker dat de gegevens in het CRM systeem up-to-date zijn. Dat scheelt je flink wat werk en geeft je zekerheid dat alles actueel is. Wel zo handig als je een prospect of klant gaat benaderen 😉.

Een ander groot voordeel aan het koppelen van MyDesk aan je ERP, is namelijk dat je belangrijke data inzichtelijk krijgt uit je ERP die je kunt gebruiken in het salesproces. Na het koppelen van je CRM aan je ERP, zie je in je CRM bijvoorbeeld wat de omzet is per klant, wat de betalingscondities zijn en wat de betalingsgeschiedenis is. Hier kun je tijdens het verkopen op inspelen.

Tot slot werken de voordelen ook de andere kant op. Zo kun je velden uit MyDesk CRM aanwijzen om automatisch te importeren in speciale velden van jouw ERP systeem, zodat er ook voor collega’s die alleen met het ERP-systeem werken meerwaarde ontstaat. Wanneer zij relevante info uit het CRM doorkrijgen in het ERP, kunnen zij hier tijdig op acteren. Denk bijvoorbeeld aan een order die bijna gaat vallen bij een nieuwe klant, waardoor de inkoop direct op de hoogte is dat er een bestelling voorbereid moet worden.

De voordelen op een rijtje:

• Nooit meer dubbele gegevens invoeren en aanpassen
• Altijd een up-to-date CRM systeem.
• Extra relevantie info over een klant in je CRM (omzet, betalingscondities etc.). Dit helpt je in het verkoopproces.
• Belangrijke gegevens uit je CRM zichtbaar in je ERP systeem, zodat ook collega’s die alleen met ERP werken er iets aan hebben

Hier moet je goed over nadenken als je CRM en ERP gaat koppelen

Het is belangrijk om een weloverwogen beslissing te nemen wanneer je nadenkt over een koppeling met jouw ERP systeem. Om een synchronisatie tot stand te kunnen brengen kan er door middel van een Webservice API een koppeling gemaakt worden tussen de twee systemen. Bij deze moderne manier van koppelen, wordt de data via het internet uitgewisseld. Hierbij is het belangrijk om te kijken wat dit voor jullie bedrijf betekent en welke data er gesynchroniseerd kan worden.

Daarnaast is het belangrijk om een goede werkwijze op te stellen en deze samen met het verkoopteam te handhaven. Dit om ervoor te zorgen dat er geen dubbele data in het CRM systeem komt te staan. Handelingen waar goed over nagedacht moet worden zijn bijvoorbeeld:

• Wie maakt nieuwe prospecten en klanten aan.
• Worden klanten/prospecten eerst aangemaakt in CRM of direct in ERP?
• Waar worden nieuwe of gewijzigde contact- of adresgegevens ingevuld?

Wanneer kies je voor een koppeling tussen je ERP en CRM?

De afweging die je maakt om je ERP wel of niet te koppelen aan je CRM, is vaak gebaseerd op het beantwoorden van een aantal belangrijke vragen. Deze vragen geven je een betere indicatie of het voor jouw organisatie interessant is de koppeling daadwerkelijk te maken:

• Vinden er regelmatig wijzigingen in klantgegevens plaats? Zo ja, dan is een koppeling erg handig omdat je geen dubbele data meer hoeft in te vullen.
• Heb je periodiek veranderende gegevens uit je ERP die relevant zijn voor je CRM gebruikers (bijv. omzet, inkoopfrequentie etc.)? Zo ja, dan is een koppeling fijn omdat je vanuit je ERP real-time inzicht hebt wat een klant nog meer doet. Dit doe je heel simpel en snel via Power BI.

Wil jij de mogelijkheden bespreken om je ERP aan je CRM te koppelen?

Maak dan een vrijblijvende afspraak met ons of neem contact op om de mogelijkheden te bespreken.