MyDesk: beste CRM voor MKB in 2024

Dat kunnen wij alleen maar toejuichen natuurlijk! Maar, wat levert een CRM-systeem jouw MKB-bedrijf nou op en welke functies heb je nou écht nodig? Dat verklappen we je graag later op deze pagina, maar we starten met een waarschuwing: focus je daar niet op!

Vreemd om als partij, die een CRM aanbiedt, te zeggen hè? We vertellen je graag waarom:

Na 15 jaar ervaring in het bouwen van ons eigen CRM-systeem en het begeleiden van MKB-bedrijven bij de implementatie, hebben wij gezien dat functionaliteiten en mogelijkheden niet het startpunt moeten zijn voor je zoektocht. Wat dan wel? Ook daar zal je nog even voor verder moeten lezen 😉 Maar, niet getreurd, je kan via de onderstaande links ook direct naar dat hoofdstuk navigeren. Wat je verder op deze pagina kan vinden:

• Wat is CRM en waarom zou je ermee starten als klein bedrijf?
• De voordelen van CRM voor jouw MKB-bedrijf
• Waar je op moet letten tijdens jouw zoektocht naar een CRM
• Welke functies wel écht heel handig zijn voor kleine bedrijven
• Welke aanbieders je kan overwegen
• Hoe MyDesk ervoor zorgt dat CRM een succes wordt in jouw MKB-bedrijf
• Samenvatting
• Veelgestelde vragen
• Gerelateerde artikelen

Als commercieel directeur bij een MKB-bedrijf heb je een duidelijke missie: verkoopresultaten sturen en omzetgroei realiseren. Hoeveel ervaring en vastberadenheid je ook mag hebben, het bijhouden van verkoopactiviteiten en klantinformatie kan een flinke uitdaging zijn. Dat is waar een CRM-systeem in beeld komt.

CRM staat voor Customer Relationship Management en is een oplossing om klantrelaties effectief te beheren en te optimaliseren. Hierdoor krijg je als commercieel directeur grip op je commercieel proces en wordt het gemakkelijker om je doelen te bereiken, zonder al te veel extra inspanning. Ook sales managers profiteren van CRM in een klein bedrijf. Zo biedt het hen inzicht in klanten, leads en geeft het ze meer controle over het verkoopproces, waardoor ze makkelijker deals kunnen sluiten.

Als commercieel directeur, of sales manager, zijn je weken over het algemeen druk bezet. Belangrijke vergaderingen, diverse verkooprapporten die bijgewerkt moeten worden en ook graag willen weten hoe het staat met de nieuwe leads die binnen het team zijn gegenereerd. Zonder een gestructureerd systeem is het gemakkelijk om het overzicht te verliezen. Hier komt CRM in beeld.

CRM voor MKB-bedrijven, is een softwareoplossing die helpt bij het organiseren, automatiseren en synchroniseren van verkoop-, marketing- en klantenserviceprocessen. Het fungeert als een centrale hub waar alle klantinformatie wordt opgeslagen. Voor commerciële teams betekent dit dat collega’s niet langer door talloze spreadsheets hoeven te bladeren om klantgegevens te vinden. Alles wat ze nodig hebben staat overzichtelijk in één systeem.

Een CRM-systeem voor kleine bedrijven, zoals het CRM van MyDesk, gaat niet uit van het principe dat er zó veel mogelijk functies in het systeem moeten zitten. Deze systemen wordt al snel te complex en zitten vol met functies die overbodig zijn voor MKB-bedrijven. MyDesk gaat uit van jouw commercieel proces en hoe het systeem daaraan kan ondersteunen. Het moet je gaan helpen om je commerciële doelen te behalen en een werkwijze bieden die voor iedereen in je bedrijf prettig werkt.

In ieder commercieel team is het al eens voorgekomen: tóch vergeten om die ene belangrijke klant nog even terug te bellen. Gemiste kans! We willen niet zeggen dat menig sales manager er nog nachtmerries van heeft, maar het blijft toch langer hangen dan een groot succes. Het is een veelvoorkomend probleem voor veel kleine bedrijven die zonder een CRM-systeem werken. Een CRM-systeem helpt je om dergelijke situaties te voorkomen door herinneringen en follow-ups te automatiseren.

Bij kleine bedrijven is er vaak een beperkt marketingbudget. Dan wil je natuurlijk wel dat dat budget op een goede manier besteedt wordt. Zonder CRM-systeem kan het moeilijk zijn om de effectiviteit van marketing campagnes te meten. Waar heb je immers inzichtelijk waar je leads vandaan komen en hoe marketing daaraan heeft bij gedragen? CRM geeft je inzichten die je in staat stellen om je marketingstrategie te verfijnen en gerichter te adverteren, wat uiteindelijk leidt tot meer verkoop.

Het natuurlijk al in de naam: een CRM-systeem helpt om je klanten beter te begrijpen en relaties op te bouwen. Door alle interacties en transacties met klanten bij te houden, kan je persoonlijke en relevante communicatie bieden. Dit verbetert niet alleen de klanttevredenheid, maar verhoogt ook de kans op herhaalaankopen en mond-tot-mondreclame.

Tot slot moet je het menselijke aspect binnen jouw bedrijf niet vergeten. Zelfs je beste mensen kunnen een keertje iets kwijtraken, of een fout maken. Dit zal je zelfs met een CRM-systeem niet 100% kunnen ondervangen, maar wel drastisch kunnen verlagen. En heb je er al eens over nagedacht wat er gebeurt wanneer één van jouw mensen vertrekt? Zonder systeem om informatie in te kunnen borgen, loopt alle kennis met die persoon de deur uit! Zeker bij MKB-bedrijven kan dit flinke gevolgen hebben.

Kortom: CRM biedt de structuur en de tools die nodig zijn om klantrelaties effectief te beheren, tijd te besparen en bedrijfsgroei te stimuleren. Starten met CRM is dan ook een slimme investering voor elk klein bedrijf dat zijn concurrentiepositie wil versterken en succesvol wil blijven in een dynamische markt.

Een van de grootste voordelen van CRM voor MKB-bedrijven is het vermogen om efficiëntie en productiviteit te verhogen. Door alle klantgegevens centraal beschikbaar te maken, kunnen jouw medewerkers snel bij relevante informatie, zoals contactgeschiedenis, communicatievoorkeuren en aankoopgeschiedenis. Dit bespaart tijd en moeite die ze anders zouden moeten besteden aan het zoeken naar informatie in verschillende systemen of nog erger: losse spreadsheets.

Daarnaast biedt een CRM-systeem handige functies zoals taak- en agenda-beheer, waardoor jouw collega’s hun taken beter kunnen plannen en organiseren. Herinneringen en meldingen zorgen ervoor dat belangrijke taken en follow-ups niet worden vergeten. Zo kunnen je collega’s productiever werken.

Een ander voordeel van CRM voor kleine bedrijven is de mogelijkheid om uitgebreide rapportage en analyse uit te voeren. Met een CRM-systeem, in ons geval via de koppeling met Power BI,  kun je gemakkelijk verschillende rapporten uitdraaien, zoals verkoopprestaties, klantactiviteit en marketingeffectiviteit. Met deze inzichten kun je trends identificeren, kansen ontdekken en knelpunten aanpakken. Zeg gedag tegen beslissingen maken op onderbuikgevoelens en hallo tegen data-gedreven bedrijfsvoering.

Bovendien biedt een CRM-systeem analysefuncties, zoals voorspellende analyses en datavisualisatie-tools. Hiermee kun je dieper graven in je gegevens en patronen identificeren die je anders misschien helemaal niet op zouden vallen.

Wanneer je deze voordelen samenpakt, heb je een mooi pakket te pakken om jouw MKB-bedrijf te laten groeien en toekomst bestendig te maken. Van het verhogen van efficiëntie en productiviteit tot het opbouwen van sterkere klantrelaties en het automatiseren van marketing- en verkoopprocessen. Door te investeren in een CRM-systeem kun je jouw concurrentiepositie versterken, je groeipotentieel maximaliseren en succesvol blijven in een competitieve markt.

Daar zijn we dan eindelijk aangekomen bij het hoofdstuk waar je zo lang op hebt moeten wachten. Of niet, als je direct hebt doorgeklikt of gescrold. Maar hier gaan we je vertellen waarom je je dus niet moet focussen op wat een CRM allemaal kan en welke functionaliteiten erin zitten. En gaan we je natuurlijk vertellen wat je dan wél moet doen.

Een CRM-systeem uitzoeken is natuurlijk geen makkelijke taak. Niet alleen omdat er ontzettend veel aanbieders op de markt zijn, maar voornamelijk omdat jouw collega’s er ook goed mee moeten kunnen werken. Dat is uiteindelijk waar het succes van een CRM vanaf hangt; dat het goed gebruikt wordt door iedereen.

En zo makkelijk is dat nog niet. Starten met een CRM-systeem bij kleine bedrijven brengt altijd een flinke verandering in werkwijze met zich mee. En daar houden mensen over het algemeen niet van! MyDesk weet dat als geen ander en zorgt er daarom altijd voor dat er passende begeleiding is voor iedereen. Wij raden dus zeker aan om goed te kijken welke ondersteuning wordt geboden voor, tijdens en ná de implementatie.

Lees hier verder over hoe je een goede CRM-implementatie aan moet pakken.

Verder willen we je graag het volgende meegeven wanneer jij op zoek bent naar een CRM voor jouw MKB-bedrijf.

Waar moet het CRM-systeem jou bij gaan helpen? Wat wil je verbeteren binnen jouw organisatie, waar jij CRM bij nodig denkt te hebben? Dat zijn de centrale vragen om te stellen, eigenlijk nog voordat je op zoek gaat. Die voorbereiding op je zoektocht en implementatie is namelijk het belangrijkst. Als je daar al voldoende tijd in steekt, dan win je dat later weer terug. Stel jezelf bijvoorbeeld al de volgende vragen:

• Wat zijn onze doelen?
• Welke processen lopen nu inefficiënt en willen we graag verbeteren met CRM?
• Kijk eens om je heen en beoordeel welke processen je op dit moment nog niet uitvoert maar wel graag wilt invoeren in je organisatie?
• Wie van mijn personeel moet het CRM-systeem gaan gebruiken?
• Wat is mijn budget?
• Welke informatie moet toegankelijk zijn in het CRM en waar staat deze informatie nu?
• Welke bestaande systemen moeten gekoppeld worden aan het CRM?
• Welke prioriteiten heb ik qua functionaliteiten nu ik al deze vragen heb beantwoord?

Wanneer je dat allemaal duidelijk hebt, kun je ook gerichter gaan zoeken naar een systeem dat aansluit bij jouw commercieel proces. Maar dat is niet alles. Stel ook een projectleider aan. Deze helpt om hoofd- en bijzaken van elkaar te scheiden en belangrijke beslissingen te nemen. Ook heb je op deze manier een kartrekker die ervoor zorgt dat er draagvlak gecreëerd wordt binnen je organisatie. Dit zal je moeten helpen bij de implementatie en zorgen voor een kortere doorlooptijd van het project.

Mocht je dit nou lastig vinden, geen probleem! Het gros van de bedrijven heeft hier moeite mee. Sla het daarom alleen niet over, want als je dat doet, dan gaat het mis. Heb je daar hulp bij nodig? We denken graag met je mee!

Als je dan eenmaal antwoord hebt kunnen geven op alle vragen en een projectleider hebt aangewezen, dan wordt het ook wel tijd om wat systemen met elkaar te gaan vergelijken.  Je hebt nu al een duidelijk richting van waar je naar op zoek bent, dus een groot gedeelte kan je waarschijnlijk al afstrepen. Voor die laatste paar die overblijven geven we je graag nog deze tips mee:

• Gebruiksvriendelijkheid: Een intuïtieve en gemakkelijk te gebruiken interface is belangrijk, vooral voor teams die niet erg technisch onderlegd zijn. Kijk daarom ook goed naar het niveau van jouw collega’s. Hebben zij bijvoorbeeld al ervaring, dan kan je best met een wat geavanceerder systeem aan de slag. Hebben ze dat niet, zoek dan vooral naar een eenvoudig CRM-systeem waar je gemakkelijk in kan navigeren en die snel onder de knie te krijgen is.
• Functionaliteit: Bekijk welke functies elk CRM-systeem biedt en vooral of die aansluiten bij jouw doelen en behoeften. Zitten de tools die jij nodig hebt erin? En nog belangrijker: kan je de tools die je niet nodig hebt ook weglaten? Niemand heeft iets aan een systeem waarvan de helft niet gebruikt wordt.
• Integraties: Controleer of het CRM-systeem kan integreren met de andere tools en software die je al gebruikt, zoals e-mailmarketingplatforms, accountingsoftware en e-commerceplatforms.

Als je zo ver bent dat je er een paar wilt gaan benaderen voor een gesprek, dan hebben we nog een paar extra vragen die je kan overwegen:

• Welke trainings- en opleidingsmogelijkheden zijn er?
• Zijn er referenties uit jouw branche beschikbaar?
• Is er een demo, of zelfs een gratis proefperiode waar je gebruik van zou kunnen maken?
• Hoe toegankelijk is het systeem op upgrades en toevoegingen van nieuwe funtionaliteiten?

Tijdens je zoektocht is het verstandig om niet alleen naar je huidige behoeften te kijken, maar ook je toekomstvisie hierin mee te nemen. Overweeg hoe het CRM-systeem zal schalen naarmate je bedrijf groeit. Hier zijn enkele zaken om te overwegen:

• Flexibiliteit: Kan het CRM-systeem worden aangepast aan je veranderende behoeften? Biedt het de mogelijkheid om nieuwe functies en modules toe te voegen naarmate je bedrijf groeit?
• Gebruikersbeheer: Hoe gemakkelijk is het om nieuwe gebruikers toe te voegen en rollen en rechten te beheren?
• Performance: Zorg ervoor dat het systeem in staat is om een groter volume aan data en interacties te verwerken naarmate je klantenbestand groeit.

Als je rekening houdt me al deze punten tijdens je zoektocht naar een CRM-systeem, kun je een weloverwogen beslissing nemen. Een beslissing die niet alleen je huidige behoeften dekt, maar ook de toekomstige groei van je bedrijf ondersteunt.

Een van de belangrijkste functies van een CRM-systeem voor MKB-bedrijven is contact- en leadbeheer. Dit helpt Corné om alle klantgegevens centraal te beheren en het overzicht te behouden over alle interacties met klanten en prospects.

• Contactbeheer: Hiermee kan Corné gemakkelijk alle contactinformatie van klanten en leads bijhouden, inclusief e-mails, telefoongesprekken en notities. Dit zorgt ervoor dat hij altijd up-to-date is met de laatste klantinformatie en snel kan inspelen op klantvragen.
• Leadbeheer: Met leadbeheer kan Corné de voortgang van leads door de verkoopfunnel volgen, van eerste contact tot gesloten deal. Hij kan prioriteit geven aan de meest veelbelovende leads en ervoor zorgen dat geen enkele kans verloren gaat.

Wanneer je een buitendienst hebt, is mobiele toegang tot het CRM-systeem erg handig om te hebben voor jouw buitendienstmedewerkers. Een goed CRM voor MKB-bedrijven moet een gebruiksvriendelijke mobiele app bieden waarmee jouw account- en salesmanagers overal toegang hebben tot belangrijke klantinformatie.

• Mobiele app: Met een mobiele app kan Corné zijn CRM-systeem altijd en overal gebruiken, of hij nu op kantoor is, onderweg naar een klant, of thuis. Hij kan snel klantinformatie opzoeken, notities toevoegen en nieuwe leads invoeren, wat zijn productiviteit verhoogt.
• Gebruiksgemak: Een intuïtieve en gemakkelijk te gebruiken interface is cruciaal. Corné wil niet veel tijd kwijt zijn aan het leren van een complex systeem. Een gebruiksvriendelijk CRM-systeem zorgt ervoor dat hij snel aan de slag kan en het meeste uit de functies kan halen.