Deze 4 belangrijke inzichten haal je uit jouw CRM database

Beslissingen maken op basis van cijfers in plaats van gevoel. Dat is wat je graag wilt wanneer je CRM gaat gebruiken. Door met een CRM-systeem aan de slag te gaan, bouw je verkoopdata op die je vervolgens kunt omtoveren tot inzichten over klanten en verkoopprestaties. Zo ben je als leidinggevende beter in staat om de juiste strategische en praktische keuzes te maken. Dat klinkt misschien lastig, maar wanneer je weet waar je de data voor kunt gebruiken en hoe je de data uit je CRM database visueel inzichtelijk maakt, gaat er een wereld voor je open.

Wat is een CRM database?

Laten we bij het begin beginnen. Een CRM database is een digitale opslagruimte met alle klantinformatie die binnen een organisatie is verzameld en gedeeld. Denk hierbij niet alleen aan communicatie met klanten en prospects, maar ook aan informatie over de verkooppijplijn en de verkoopresultaten. Omdat deze gegevens allemaal in een CRM worden vastgelegd, bouw je met het gebruik van CRM een database op die je vervolgens kunt gebruiken om inzichten op te doen over je klanten en de prestaties van je commerciële team.

Welke soorten CRM databases zijn er?

Wanneer je met een CRM database wilt gaan werken, is het handig om te weten welke soorten er zijn. Ieder soort brengt namelijk weer zijn eigen voordelen en nadelen met zich mee. In totaal zijn er 3 verschillende ‘soorten’ CRM databases; Open source, On-premise en Cloud-based.

Open source CRM database

Een open source CRM database, of systeem, is beschikbaar online en (meestal) gratis te downloaden. Je installeert het op de servers van je bedrijf en kan er vervolgens zelf mee aan de slag. Het voordeel hiervan is dat je het helemaal zelf kan bouwen en aanpassen naar jouw specifieke gebruikersbehoeftes. Het geeft je volledige controle over je klantdata en lijkt, doordat je het vaak gratis kan downloaden, een goede budgetoplossing.

Daar schuilt ook direct het gevaar; je krijgt waarvoor je betaald. In dit geval betaal je niets en zal je ook voornamelijk met basis-functionaliteiten aan de slag kunnen. Wil je meer uit een open source CRM database halen? Dan zal je zelf het systeem moeten managen en aanpassen. Tenzij je een IT-achtergrond hebt, zal je hier zware hardware en een toegewijde IT-professional voor nodig hebben. Ook moet je zelf voor de juiste databeveiliging zorgen om jouw klantgegevens te beschermen. Zo kan een gratis oplossing toch erg kostbaar worden.

On-premise CRM database

Dit type CRM database verschilt niet heel veel met de open source variant. Ook hier installeer je het programma op je eigen servers en je hebt je eigen hardware en personeel nodig om het te onderhouden. Het grote verschil tussen de twee is, naast dat je voor deze optie ook direct (veel) moet betalen voor de software, dat deze variant meer CRM-functionaliteiten kan aanbieden.

Cloud-based CRM

Als afsluiter is er nog het cloud-based CRM. Dit is een goede oplossing voor bedrijven die snel willen opstarten, zonder dat ze zelf de software hoeven te beheren. De software wordt hier door een derde partij aangeboden als service (SaaS), in plaats van een product. Het CRM-systeem loopt via de servers van de aanbieder en het onderhoud wordt gedaan door het IT-team van de aanbieder. Hierdoor kan je snel aan de slag met het systeem en hoef je je bijvoorbeeld geen zorgen te maken over de veiligheid van je klantgegevens. Dat wordt immers al gewaarborgd door de aanbieder.

Zeker voor bedrijven in het MKB kan dit een goede oplossing zijn. Initiële opstartkosten zijn laag in vergelijking met een ‘lokaal’ systeem. En je hoeft ook geen interne professional in dienst te hebben om aan de slag te gaan. Sterker nog, de dienstverlener heeft een supportteam voor je klaarstaan om ervoor te zorgen dat je het systeem optimaal kan gebruiken. Hier komt tot slot nog bij dat deze CRM-oplossingen vaak met je mee groeien. Als klein bedrijf heb je niet direct alle functionaliteiten nodig die een lokale CRM bied. Bij een cloud-based CRM hoef je die dan ook niet aan te sluiten (en voor te betalen), maar weet je wel dat het op een later moment gemakkelijk toegevoegd kan worden aan je pakket.

Waar kan ik mijn CRM database voor gebruiken?

1. Weet waar klanten en prospects wegvallen

Ieder CRM heeft een verkooppijplijn waar prospects en klanten doorheen gaan. Van het eerste interesse moment tot de onderhandelingsfase zijn er meerdere momenten waarop een klant of prospects kan afhaken. Bijvoorbeeld omdat hij voor een andere aanbieder kiest. Of omdat hij je aanbod niet goed genoeg vindt. Door de historische data uit je verkooppijplijn op te vragen, kom je erachter waar in de pijplijn de meeste prospects en klanten wegvallen. Is dit na het aanbod? Dan weet je dat jullie aanbod eens onder de loep moet nemen. Is dit na het eerste interesse moment? Dan kun je overwegen je verkopers sneller te laten opvolgen.

2. Zie hoe je presteert ten opzichte van de vorige periode

Door historische verkoopcijfers te vergelijken met recente verkoopcijfers, zie je gemakkelijk hoe je ten opzichte van een vorige periode presteert. Hoe doen we het ten opzichte van vorig jaar? Zien we trends in bepaalde periodes? Zomaar wat vragen waar je met behulp van een goede CRM database achter komt, zonder dat je dagen nodig hebt om door de jaarcijfers heen te ploeteren. Door de verkoopcijfers van verschillende periodes uit je CRM database te halen, kun je ze met elkaar vergelijken en hier actie op ondernemen.

Leuk om te weten: door de kwartaalcijfers van de afgelopen jaren met elkaar te vergelijken, kwamen we er laatst bij een klant achter dat Q3 dé periode is waarin nieuwe klanten binnengehaald moeten worden. Op basis van de data zagen we namelijk dat dit de periode is waarop 80% van de klanten beslist met welke leveranciers ze het jaar erop gaan samenwerken.

3. Kom erachter welke klanten meer en minder aandacht verdienen

Door het contact met klanten te analyseren, kun je achterhalen welke klanten je meer of minder aandacht moet geven. Zet bijvoorbeeld eens het aantal klantbezoeken af tegen de behaalde omzet bij een klant. Je komt ongetwijfeld klanten tegen die regelmatig bezocht worden, maar die amper omzet opleveren. Tijd om na te gaan of dit daadwerkelijk een klant is waar je tijd en moeite in wilt steken, terwijl er misschien ook klanten naar boven komen die veel omzet opleveren en die amper bezocht worden. Wij zouden het wel weten 😉

4. Verkoop- en marketingacties voorbereiden

Heb je een marketingafdeling die nauw samenwerkt met het salesteam? Dan zijn er uit de CRM database ook voor je marketeers hele interessante inzichten te verkrijgen. Door te meten welke marketingcampagnes goede resultaten hebben opgeleverd in de vorm van directe verkopen of aanvragen, weet je marketingteam beter waar ze nieuwe marketingcampagnes op moeten toespitsen. Heeft een mailing met onderwerp X het super goed gedaan bij je klanten? Dan weten ze dat ze het vaker over dit onderwerp moeten hebben. Doe niet precies hetzelfde, maar organiseer eens een webinar. Of schrijf er een blog over.

Hoe kom ik tot deze inzichten?

Eén van de grootste voordelen van CRM, is dat je zelf weinig tot geen moeite hoeft te doen om je CRM data om te toveren tot begrijpelijke rapportages waar je inzichten uit opdoet. MyDesk CRM heeft een koppeling met Microsoft Power BI, waarmee je CRM data real-time wordt omgezet in visuele rapportages.

Weten hoe zo’n rapportage er voor jou uitziet? Download de CRM brochure en zie hoe goede CRM rapportages er in de praktijk uitzien. Daarnaast kom je erachter waar je nog meer op moet letten wanneer je op zoek bent naar een CRM systeem.

Stuur me de CRM brochure

Gerelateerde artikelen