Dit zijn de 9 belangrijkste CRM functionaliteiten [Checklist]
Het kiezen van een passend CRM voor jouw organisatie is geen gemakkelijke opgave. Tijdens je oriëntatie blijkt vaak dat er ontzettend veel verschillende CRM functionaliteiten zijn waaruit je kunt kiezen. Maar welke CRM functies heb je écht nodig? En welke functies klinken leuk, maar zijn eigenlijk overbodig?
Tijdens je zoektocht naar een geschikt CRM systeem is het belangrijk om voor jezelf een lijstje te maken met de CRM functionaliteiten die jij écht nodig denkt te hebben om. Maar daarvoor is het eerst belangrijk te weten welke belangrijke CRM functies er allemaal bestaan. Pas dan kun je een shortlist maken met de functionaliteiten die jouw salesteam helpen om meer klanten binnen te halen en het contact met bestaande klanten te verbeteren.
De 9 belangrijkste CRM functionaliteiten
Contactmanagement
Het belangrijkste principe van CRM is dat je weet wat er bij je klanten speelt om hier vervolgens actie op te kunnen ondernemen. Contactmanagement is logischerwijs dan ook één van de belangrijkste CRM functionaliteiten. In een CRM wordt alle belangrijke informatie over klanten en prospects opgeslagen. Denk hierbij niet alleen aan contactgegevens, maar ook aan verkoopkansen en de verslaglegging van contactmomenten. Het voordeel hieraan is dat een verkoper met behulp van CRM sneller en gemakkelijker kan inspringen wanneer een klant iets nodig heeft. Of wanneer er zich een kans aandient om een sale te maken. Je vergroot hiermee dus de kans op verkoopsucces.
Interne communicatie
Een tweede belangrijke CRM functie is de toepassing die het mogelijk maakt om beter met collega’s te communiceren ten behoeve van klanten. Een CRM gaat niet alleen om het verbeteren van de communicatie mét je klanten, maar ook om het verbeteren van de communicatie met collega’s om klanten sneller en efficiënter te kunnen bedienen. Heb je bijvoorbeeld een order gescoord bij een klant? Dan kun je via het CRM direct aan je collega van inkoop laten weten wat hij of zij moet inkopen om de order zo snel mogelijk te kunnen leveren.
Klantsegmentatie
Wie zijn je A-klanten die je veel omzet opleveren en dus de nodige aandacht verdienen? Bij welke klanten zit veel omzetpotentie, maar wordt dit potentieel nog niet goed benut? Welke klanten bezoeken jullie vaak maar leveren weinig tot geen omzet op? Zomaar wat belangrijke vragen die je met behulp van je CRM kunt beantwoorden wanneer je een functie hebt waarmee je jouw klanten kunt segmenteren. Je segmenteert je klanten op basis van data die je in je CRM hebt vergaard. Het segmenteren doe je bijvoorbeeld op basis van omzet, potentiele omzet of de grootte van het bedrijf. Op basis hiervan weet je beter welke klanten je meer aandacht moet geven.
Pijplijnmanagement
‘’Weten waar je prospect zich in de verkooppijplijn bevindt.’’ Dit is cruciaal om een nieuwe klant binnen te kunnen halen. Wanneer je goed zicht hebt op je verkooppijplijn, weet je beter wanneer je jouw prospect moet benaderen en met welke boodschap je dit moet doen. Kun je al met een aanbod komen? Of is het toch beter om eerst nog een keer langs te gaan? Met pijplijnmanagement als CRM functionaliteit heb je op ieder moment inzichtelijk waar je klant zich in het verkoopproces bevindt. Zo vergroot je de kans op verkoopsucces en verklein je de kans dat je concurrent er met de klant vandoor gaat 😉
Mobiele applicatie
Dit lijkt een inkoppertje, maar check of het CRM een goede werkende mobiele applicatie heeft. Zo kunnen je vertegenwoordigers ook onderweg hun CRM gebruiken. Een handige functie is bijvoorbeeld het inspreken van een bezoekverslag via de CRM app. Of het aanroepen van eerdere communicatie met de klant, zodat de vertegenwoordiger voor een afspraak nog even kan bekijken wat er eerder besproken is.
E-mail/agenda integratie
Bij een goed CRM systeem is het mogelijk om e-mailprogramma’s als Outlook te koppelen aan je CRM. Zo werk je niet in twee geïsoleerde systemen, maar kun je bijvoorbeeld direct je mail-contacten en belangrijke e-mails naar klanten inladen in je CRM, zodat je geen dubbel werk hoeft te doen en belangrijke informatie direct in je CRM komt te staan. Daarnaast biedt zo’n integratie ook de mogelijkheid je agenda te synchroniseren zodat je efficiënter kunt plannen.
ERP-koppeling
Maak je momenteel gebruik van een ERP-systeem? Dan is het super belangrijk dat je jouw nieuwe CRM kunt koppelen aan je huidige ERP systeem. Met een geïntegreerde koppeling kun je ervoor zorgen dat data uit je CRM gesynchroniseerd wordt met data uit je ERP en andersom. Zo voorkom je dat je dubbele data moet invoeren en nog belangrijker: je voorkomt verouderde of foutieve data in één van je twee systemen. Op deze manier gaan je buitendienst medewerkers altijd met de meest actuele gegevens op pad. Denk bijvoorbeeld aan contactgegevens, maar ook aan omzetten, betalingscondities en de betalingsgeschiedenis van de klant. Dit zorgt voor een grotere kans op verkoopsucces.
Maps integratie
Heb je vertegenwoordigers op de weg zitten? Dan is het ook belangrijk te kijken of je CRM een functie heeft waarmee je maps en routekaarten kunt synchroniseren. Zo kun je door je CRM de snelste route naar een klant laten berekenen en kun bezoeksuggesties laten vertonen. Dit zijn klanten en prospects die in de buurt van je te bezoeken klant gevestigd zitten en wachten op een contactmoment. Zo kunnen vertegenwoordigers hen direct een bezoek brengen en hoeven ze een week later niet opnieuw de auto in om naar een klant aan de andere kant van het land te rijden.
Verkoopanalyses
Een goed CRM beschikt over tools om beschikbare data om te zetten in duidelijke verkoopanalyses en rapportages. Zo draai je met behulp van je CRM bijvoorbeeld visueel overzichtelijke rapportages van:
- De gerealiseerde totale omzet
- De omzet per productgroep of klant
- De omzetprognose (ten opzichte van de behaalde omzet)
- De gerealiseerde bezoekfrequentie van klanten
- De verloren en gewonnen verkoopkansen (met reden van verlies of winst)
Op basis van deze verkoopanalyses kun je veel beter sturing geven aan je team. Je maakt met behulp van je CRM dan beslissingen op basis van cijfers, in plaats van op gevoel. Goed om te weten: de verkoopanalyses worden vaak vertoond in een CRM dashboard.
Weten op welke CRM functionaliteiten je nog meer moet letten bij je keuze voor een CRM systeem?
Wil je weten waar je nog meer op moet letten bij het aanschaffen van een CRM systeem? Download dan nu de brochure ‘Van commercieel proces naar het juiste CRM pakket’ en kom er in enkele praktische stappen hoe je een keuze maakt voor het juiste CRM pakket.
Geplaatst op 23 februari 2022