Tips voor het migreren van je klantgegevens naar een nieuw CRM-systeem
In onze vorige blogs hebben we je al vertelt waarom een CRM in Excel niet meer voldoet voor MKB-bedrijven, hoe een CRM bijdraagt aan een 360-graden klantbeeld en hoe je een CRM-implementatie kan aanpakken. In dit blog gaan we je meer vertellen over de migratie van je klantgegevens naar het nieuwe CRM-systeem. We weten zelf ook dat dit misschien niet het meest sexy onderwerp is, maar wel een klusje waar je secuur mee om moet gaan. Het zou natuurlijk zonde zijn als je waardevolle klantdata verliest door een onzorgvuldige migratie van je gegevens. Daarom hebben we een aantal tips voor je opgesteld zodat je de gegevensmigratie soepel kan laten verlopen.
Misschien ben je ondertussen een beetje moe van al die voorbereidingen, maar helaas, die zijn toch echt nodig. Zeker als je met belangrijke data als je klantgegevens aan de gang gaat. Je wil te allen tijden willen voorkomen dat uiteindelijk gegevens in je nieuwe CRM staan die niet kloppen, of onvolledig zijn. Daarom raden wij je aan om, ook hier, van tevoren een plan voor op te stellen. En wees niet bang; wij hebben een aantal praktische stappen voor je die je kan volgen om dat plan op te stellen.
Bedenk welke gegevens gemigreerd moeten worden. Klinkt logisch, maar is best wat werk. Welke gegevens houd je momenteel bij? En waar staan die gegevens? Zijn alle gegevens nuttig en wil je die allemaal in het CRM terugzien, of kan je ook wat achterwege laten? Neem hier ook gegevens vanuit andere bronnen in mee. Om goed gebruik te kunnen maken van je CRM, moet je ervoor zorgen dat je echt ál je gegevens bij elkaar hebt die je bij elkaar wil hebben. Dan kan je echt georganiseerd te werk.
Stel een team samen. Dit team wordt verantwoordelijk voor de migratie. Bij voorkeur collega’s die kennis hebben van het oude systeem, of in ieder geval weten waar je oude data staat. En natuurlijk collega’s die met het CRM gaan werken.
Zorg voor schone data. Zoals we al eerder aangaven, niets is vervelender dan data die niet klopt. Zorg er dus voor dat de data uit je oude systemen, of documenten, up-to-date is. Let hierbij ook op dat de juiste personen aan de juiste relatie zijn gekoppeld. Je wilt wel dat de opvolging op verkoopkansen door de juiste personen wordt gedaan. En dat jouw salesmanager al zijn relaties kan zien. Niet maar de helft en de andere helft van een collega, waar hij niet voor verantwoordelijk is. Straks worden allemaal opvolgacties gegenereerd vanuit een bepaalde klant, die helemaal niet voor die collega bestemd zijn. En degene die er wel verantwoordelijk voor is, mist vervolgens de actie.
Zorg voor volledige data. Probeer zo veel mogelijk informatie over jouw (potentiële) klanten over te brengen naar het nieuwe CRM. Dus niet alleen contactgegevens, maar ook een contacthistorie bijvoorbeeld. Zo weten jouw salesmanagers waar en wanneer ze weer ergens op bezoek moeten, zonder dat ze daarvoor weer in hun eigen adressenboekje, of in een ander systeem voor moeten kijken.
Test de migratie. Kijk of je voor de echte migratie al een test uit kan voeren. Dit stelt je in staat om te kijken of de gegevens daadwerkelijk juist worden overgezet. Controleer na de test-migratie of er geen data ontbreekt en of alles erin staat zoals je dat voor ogen had.
Maak ruimte voor een overgangsfase. Afhankelijk of je van een oud systeem naar een nieuw systeem gaat. Had je nog geen systeem, dan kan je dit overslaan. Dat is even mooi! Migreer je vanuit een oud systeem, laat ruimte in je planning voor een overgangsfase. Tijdens deze fase gebruik je het oude systeem nog voor naslag terwijl je team met het nieuwe systeem leert werken.
Dat viel best mee toch? Nu je een mooi plannetje hebt gemaakt om met de migratie aan de slag te gaan, geven we je graag nog wat diepgaandere tips ter begeleiding van het proces.
Data-analyse en opschoning
We blijven er lekker op door hameren! Voordat je jouw klantgegevens migreert naar je nieuwe CRM-systeem, moet die data eerst geanalyseerd worden. Aan de ene kant geeft jou dit een duidelijker beeld van de gegevens die je wilt migreren en misschien nog wel mist. Aan de andere kant geeft het je de mogelijkheid om alle ‘foute’ data te vinden. Zo kan je starten door te bepalen welke gegevens relevant zijn voor jouw salesteam. Welke gegevens moeten in het CRM staan zodat jouw collega’s hun werk goed uit kunnen voeren? Enkele voorbeelden kunnen zijn klantinformatie, contactgegevens en -historie en aankoopgeschiedenis.
Wanneer je duidelijk hebt welke data je in jouw nieuwe CRM wil hebben, raden wij aan om nog een kwaliteitscheck te doen. Klopt alle informatie die erin staat? Ontbreken er nog belangrijke velden, of staat er misschien dubbele gegevens? Dit is hét moment om die er tussenuit te halen. Kijk daarbij ook direct of er nog gegevens tussen staan die je niet nodig hebt. Misschien heeft een collega uit eigen interesse wel bijgehouden wat voor auto iedere klant heeft. Hartstikke leuk voor die collega, maar, tenzij je in de autobranche zit, niet heel relevant voor je organisatie. Verwijder deze irrelevante gegevens om te voorkomen dat je CRM direct vol zit met overbodige informatie. Misschien wel eerst even aan je collega vragen of hij een back-up heeft voor eigen gebruik 😉
We kunnen eigenlijk niet minder benadrukken hoe belangrijk deze twee stappen zijn. Zoals we al aangaven in ons blog ‘Stappenplan voor CRM-implementatie’, onderga je met je organisatie een flinke verandering m.b.t. tot je werkwijze als je met een CRM-systeem gaat werken. Als dan bij de start een hoop van de data niet klopt en bijvoorbeeld taken van klanten worden ondergebracht bij de verkeerde personen. Creëer je een onwenselijke situatie, waar zeker de grootste critici voer hebben om niet met het systeem aan de slag te gaan. De data klopt immers toch niet en ‘het kost meer werk om nu weer alles op te lossen, dan wanneer we onze oude werkwijze hanteren’. Dat is natuurlijk iets dat je te allen tijde wil voorkomen.
Voor het controleren en opschonen van je gegevens hebben wij ook nog een paar tips voor je. Hoewel je met de eerste tip waarschijnlijk niet heel gelukkig gaat zijn. Dat is namelijk handmatige controle. Wijs, wanneer je echt heel veel data hebt, betrokken collega’s aan om hun eigen data eerst te controleren. Ga er daarna nog eens zelf overheen om te kijken of iedereen dezelfde werkwijze heeft gehanteerd en of alle data nauwkeurig en foutloos is. Gelukkig zijn er ook enkele tools beschikbaar om je te helpen. Zo zou je Excel bijvoorbeeld kunnen gebruiken om te ontdubbelen. Daarnaast hebben wij hier nog een lijstje voor je met data cleaning tools die je zou kunnen gebruiken.
Tot slot zorgt MyDesk er ook altijd voor dat wij een handige template voor jou hebben tijdens de migratie. Deze geeft jou een duidelijk overzicht van handige informatie die je in het CRM zou kunnen stoppen. Daarnaast is het ook op een dergelijke manier opgebouwd dat je gemakkelijk onnauwkeurigheden, of fouten kan opsporen in je gegevens.
Gegevensbeveiliging en privacy
We zijn er bijna! Je weet welke gegevens je wilt migreren, je hebt alles gecontroleerd en alle (potentiële) klanten zijn onderverdeeld bij de juiste personen. Nu moet je je alleen nog aan de regels houden. Specifiek doelen we hier op de privacywetgeving en gegevensbeveiliging. De gegevens moeten namelijk wel veilig worden overgedragen om datalekken en ongeautoriseerde toegang te voorkomen. Dat zou je ook willen als bijvoorbeeld een leverancier gegevens van jou gaat migreren, toch?
Veilige gegevensmigratie
Voordat we met de echt ‘zware’ materie beginnen, geven we een paar voorbeelden van maatregelen die je kan treffen om ervoor te zorgen dat al jouw klantinformatie veilig wordt overgedragen.
Gebruik versleuteling. Je kan verschillende versleutelingstechnieken (manieren om je gegevens ‘op slot’ te gooien), ook wel encryptie genoemd, gebruiken om je gegevens te beschermen tijdens de migratie. De kans dat je gegevens ‘gestolen’ worden tijdens de migratie verklein je hier significant mee. Enkele voorbeelden zijn:
Symmetrische encryptie
Asymmetrische encryptie
Hashing
SHA-512 & SHA-3
MD5
RIPEMD-160
We begrijpen dat je dit je waarschijnlijk niet zo veel zal zeggen. Het is ook vrij pittige informatie om tot je te nemen en vaak is al ingeregeld door de leverancier. Mocht je er toch graag meer over weten, dan raden we je aan hier even een kijkje te nemen: Encryptie.. Introductie.
Toegangscontrole. Simpel gezegd zorgen voor een inlog voor geautoriseerde medewerkers. Zo kunnen alleen mensen bij gegevens waarvan je wil dat ze bij de gegevens kunnen. Het zorgt ervoor dat de gegevens veilig blijven en dat er niet nog mee geprutst gaat worden door mensen die er niks te zoeken hebben.
Back-ups en recovery. Gedurende het gehele proces is het handig als je een back-up achter de hand hebt voor als er dingen gebeuren die je niet verwacht had. Dit kan een fout in de migratie zijn, of een onverwachte gebeurtenis waardoor de migratie niet voltooid kan worden. Met een back-up weet je zeker dat je je gegevens niet kwijtraakt en dat je ze gemakkelijker kan herstellen naar een eerdere staat.
Naleving van privacywetgeving
Dan nu verder met de verplichtingen (bah bah) waar je rekening mee moet houden rondom privacywetging. Niet alleen omdat het je op dikke boetes kan komen te staan, maar ook omdat je bedrijf er flinke imagoschade mee kan oplopen. Houdt daarom deze volgende aspecten goed in je achterhoofd:
AVG/GDPR-compliance. Waarschijnlijk ben je er de laatste jaren al flink mee doodgegooid, maar je kan er helaas niet omheen. Wanneer je met je gegevensmigratie aan de slag gaat moet je ervoor zorgen dat deze in overeenstemming is met de voorschriften van AVG/GDPR. Vanuit MyDesk kunnen we je verzekeren dat dit vanuit onze kant altijd verzorgd is. Desalniettemin is het verstandig om het voor je eigen organisatie ook nog even te doorlopen. We raden je aan om daarvoor even op deze website te gluren: autoriteitpersoonsgegevens.
Toestemming klanten. We horen je al bijna denken; “Moet ik ook nog eens al mijn klanten om toestemming gaan vragen voor het migreren van hun gegevens?!” Hoewel er in artikel 13 van de AVG niet specifiek benoemd wordt dat je jouw klanten om toestemming moet vragen, wordt wel benadrukt dat de AVG transparantie vereist ‘bij elke vorm van gegevensverwerking’. Er staat niet dat je een boete kan krijgen als je je klanten niet informeert over de gegevensoverdracht, maar er kunnen wel maatregelen worden getroffen als je de ‘algemene principes’ van de AVG schendt. Waar het niet naleven van de transparantievereisten onder kan vallen. We raden dan ook aan om, bij onzekerheid, juridisch advies in te winnen.
👉 Let op: door je klanten te informeren over de gegevensmigratie bouw je wel een vertrouwensband op. Laat ze weten waarom deze migratie plaatsvindt en verzeker ze dat hun rechten en privacy gewaarborgd blijven
Gegevensminimalisatie. Ja, je wil zo veel mogelijk klantinformatie in je CRM-systeem hebben staan. Dat hebben we in een paar andere blogs al flink benadrukt natuurlijk. Bedenk alleen wel of de gegevens ook écht relevant zijn. Hoe minder gevoelige informatie je hebt, hoe lager de risico’s zijn.
De migratie van je klantgegevens
Het is tijd. Je hebt goed nagedacht over het proces in je voorbereiding, alle gegevens zijn gecontroleerd, schoon en ook de beveiliging en privacy zijn op orde. We kunnen de data gaan migreren. En eigenlijk is dit een heel lekker stukje in het proces, want je hoeft (bijna) niks te doen! Zeker wanneer je in zee gaat met MyDesk zal dit stukje voor jou minimaal werk opleveren. Mocht je helaas toch voor een ander CRM kiezen, of voor een ander vraagstuk bij ons terecht zijn gekomen om te leren over gegevensmigratie, dan willen we je toch nog een paar handvatten meegeven. We zijn de slechtste niet.
Migratie opties
Als je begint met de migratie, kunnen de gegevens uit verschillende bronnen komen. Denk er op voorhand over na welke bronnen je hebt en hoe je die gaat inzetten. Eén van de bronnen daarin is gelukkig vrij gemakkelijk. Dat is het Excel-bestand. Hoewel het lastiger is, of vooral meer werk kost, om de gegevens hierin te valideren. Kan je deze over het algemeen wel ‘gewoon’ aanleveren bij je CRM-leverancier en zorgen zij ervoor dat de data in het systeem terecht komt.
Het kan echter ook zo zijn dat je al bestaande systemen gebruikt. Een ERP-systeem bijvoorbeeld. Om die data over te brengen zal een koppeling met het CRM-systeem gemaakt moeten worden. Je zal op voorhand moeten kijken of deze koppeling al voorhanden ligt, of dat deze koppeling nog gebouwd moet worden. Als die koppeling er al ligt, check dan wat die koppeling doet. Welke gegevens worden overgezet van systeem A naar systeem B? En bij welke gegevens worden ook mutaties overgenomen? Stel jij veranderd een adres, veranderd deze ook mee in het andere systeem? Kijk dus goed hoe die koppeling werkt, ook of het alleen één kant opwerkt, of beide kanten. En ga ook na of die manier prettig werkt voor jou. Anders zal je nog een aanpassing aan de koppeling moeten maken.
Wanneer je een maatwerk koppeling hebt zal je hier van tevoren al over na moeten denken. Het template van MyDesk is dan een fijne houvast om te weten of je alle stamgegevens (adres, woonplaats, etc.) al hebt en welke fluctuerende gegevens (omzet, betaling, etc.) je misschien nog mist.
Back-up en herstelplan
Jammer genoeg kan het nog wel eens gebeuren dat de migratie niet helemaal gaat zoals gepland. Misschien houdt tijdens de migratie het internet er opeens mee op, of zijn er andere onvoorziene gebeurtenissen waardoor je de migratie niet kan voltooien. Op dat moment helpt een goed back-upplan. Die gaat je een hoop onnodige stress schelen en minimaliseert de impact van onvoorziene fouten. Overweeg om de volgende punten in je back-upplan op te nemen:
Regelmaat van back-ups. Hoe vaak wil je dat er back-ups gemaakt worden tijdens het proces? Wil je dat bijvoorbeeld doen vóórdat belangrijke handelingen plaatsvinden, of gewoon standaard iedere dag? Deze keuze kan je het beste zelf maken, zolang je er maar voor zorgt dat het regelmatig gebeurt zodat je altijd een recente versie van je gegevens beschikbaar hebt.
Opslaglocatie. Afhankelijk van het soort gegevens kan de locatie ook nog een rol spelen. Dit zal in het digitale tijdperk een stuk minder van toepassing zijn. Maar stel jouw salesmanager hebben hun gehele fysieke contactenboekje in een bestand gezet, dan wil je niet dat dat boekje opeens kwijt is wanneer er iets mis is gegaan tijdens de migratie en je het bestand niet meer kan gebruiken.
Check je leverancier. Vraag aan je leverancier van het systeem dat je gebruikt, of gaat gebruiken, hoe zij met back-ups omgaan. Hoe lang blijven de gegevens beschikbaar? Als je nog geen systeem gebruikt zal dat geen probleem zijn. Tenzij je iemand hebt die iedere maand alle documenten vernietigd, maar misschien moet je diegene dan eens een ander klusje geven. Wanneer je al wel een systeem gebruikt moet je dit wel weten. Stel er gaat iets mis, dan is het prettig om te weten hoe lang je nog bij je back-up kan.
Testen. Blijf ook controleren of je herstelproces goed functioneert. Zo kan je op voorhand al eventuele zwakke punten identificeren en oplossen.
Ook tijdens de migratie kan je nog stappen zetten om te reageren op problemen. Zo raden wij aan om deze problemen en fouten te documenteren tijdens de migratie. Dit geeft je een prettig naslagwerk en helpt je om terugkerende problemen sneller te tackelen. Daarnaast is het verstandig om prioriteiten te stellen. Welke problemen hebben direct aandacht nodig en welke kunnen wachten? Blijf dit ook communiceren met het migratieteam. Daarmee blijven zij op de hoogte van de problemen die zich voordoen en kan je samen naar een oplossing werken.
Begeleiding en ondersteuning
We hadden aan het begin van dit artikel al vast gesteld dat gegevensmigratie niet echt een sexy onderwerp is. En is het een heel secuur proces waar je goed op de details moet letten. Omdat het ook nog eens een taak is waar je je (hopelijk) maar een paar keer in je leven mee bezig hoeft te houden, kan het moeilijk zijn om het tot uitvoering te brengen. Daarom moet je het belang van goede ondersteuning en begeleiding tijdens dit proces niet onderschatten. Niet iedere CRM-aanbieder heeft die persoonlijke (Nederlandstalige) begeleiding voor je. Waardoor je flinke risico’s kan lopen. Wanneer je met MyDesk CRM aan de slag gaat, kunnen wij je met deze expertises helpen:
Persoonlijke (Nederlandstalige) begeleiding. Je krijgt altijd een begeleider aangewezen tijdens het gehele proces. Hiermee kan je snel schakelen en eventuele problemen direct bij de hoorns vatten. Daarnaast wordt er met je meegedacht over het inrichten en de voorbereiding van het migratieproces en zijn er templates beschikbaar die als handvatten dienen. Mocht je vervolgens nog problemen hebben met bijvoorbeeld het opschonen van je gegevens? Geen probleem! We kijken graag even met je mee.
Kennis en ervaring. We doen ondertussen al ruim 10 jaar mee in de markt van CRM. Daardoor kunnen we veilig zeggen dat we (bijna) alles al hebben meegemaakt. We kennen de valkuilen en uitdagingen die het met zich meebrengt. Die kunnen we dan ook helpen voorkomen en het proces optimaliseren
Standaard en op maat. Ieder bedrijf is anders en heeft verschillende behoeftes. Bij veel zal er overlap zijn, of zijn ze al blij als ze een standaardproces kunnen volgen. Maar ook voor bedrijven met specifieke behoeftes kunnen wij een op maat gemaakte aanpak ontwikkelen. U vraagt, wij draaien!
Minder downtime. Onze systemen zijn geoptimaliseerd voor gegevensmigratie. Daarnaast hebben we ook meerdere experts binnen MyDesk. Mocht er eens iemand uitvallen, dan neemt één van onze collega’s het graag voor je over. Verder hebben wij een robuust systeem dat niet snel ‘down’ zal gaan. Gaat het dan toch een keertje mis, dan staat er direct iemand klaar om het op te lossen. Zodat jij zo snel mogelijk weer aan de slag kan.
Testen en validatie
De gegevensmigratie houdt helaas niet op ná de migratie. Ook daarna is het verstandig om tests uit te (blijven) voeren. Je wilt immers wel weten of alle gegevens correct zijn overgezet in je nieuwe CRM. Je zou het ook een kwaliteitscontrole kunnen noemen; kijken of er inconsistenties of fouten in je data zitten. Op die manier verzeker je jezelf ervan dat de gemigreerde gegevens nauwkeurig zijn. De beste manier waarop je dat kan doen, is door de gegevens met de originele gegevens te vergelijken. Zijn deze één op één overgenomen, of zie je inconsistenties? Misschien mis je toch nog belangrijke data, zoals aankoopgeschiedenis. Alleen door de validatie van de ‘nieuwe’ gegevens te doen kan je daar achter komen én ze direct corrigeren.
Maak in dit proces ook gebruik van je (sales)team. Zij zijn degene die dagelijks met die gegevens aan de slag zijn (geweest). Zij zouden dus ook grotendeels moeten weten welke data van jou klanten beschikbaar is, of zou moeten zijn. Daarnaast is het voor hen ook een mooie mogelijkheid om op de eerste plaats goed in de gegevens van je (potentiële) klanten te duiken en op de tweede plaats ook gewend te raken aan het CRM-systeem. Ze moeten immers wel weten waar ze de data kunnen vinden en dat leer je maar op één manier; door het te doen!
Samenvatting - Migratie klantgegevens
En? Ben je tijdens het lezen ‘het migreren van klantgegevens’ al wat sexier gaan vinden, of heb je bovenaan direct op de knop ‘samenvatting’ gedrukt? We hopen in beide gevallen dat je in ieder geval weet dat het een belangrijk onderdeel is van je CRM-implementatie. Dus lees vooral nog even lekker door de samenvatting zodat je tijdens je gegevensmigratie weet waar je op moet letten!
Het migreren van klantgegevens naar een nieuw CRM-systeem is een secuur proces dat de nodige aandacht en voorbereiding vereist. Het zou zonde zijn als je waardevolle klantdata verliest tijdens de migratie. Daarom hebben we een aantal tips voor je opgesteld om je te helpen tijdens proces:
Voorbereiding: Stel een duidelijk plan op voor de gegevensmigratie en verzamel alle relevante gegevens die je wilt migreren.
Data-analyse en opschoning: Analyseer je gegevens en verwijder dubbele of irrelevante informatie om te voorkomen dat je CRM-systeem vervuild raakt.
Gegevensbeveiliging en privacy: Zorg voor een veilige gegevensoverdracht met behulp van versleutelingstechnieken en zorg ervoor dat je voldoet aan de AVG/GDPR-compliance.
De data-migratie: Overweeg welke bronnen je wilt gebruiken voor de migratie, zoals Excel-bestanden of een koppeling met een bestaand systeem. Test de migratie vooraf en documenteer eventuele problemen.
Begeleiding en ondersteuning: Kies voor een CRM-leverancier die persoonlijke begeleiding biedt en beschikt over ervaren experts om je te helpen tijdens het proces.
Testen en Validatie: Valideer de gemigreerde gegevens en vergelijk deze met de originele gegevens om te zorgen voor nauwkeurigheid en volledigheid.
Door deze tips te volgen, minimaliseer je de kans op fouten en verlies van gegevens tijdens de migratie. Een zorgvuldige aanpak zorgt ervoor dat je nieuwe CRM-systeem optimaal functioneert en je een 360-graden klantbeeld kunt behouden, of creëren, wat essentieel is voor het succes van je MKB-bedrijf.
