Waarom een CRM in Excel niet meer voldoet voor MKB-bedrijven

Hallo! Leuk dat we je getriggerd hebben om te lezen waarom het binnen het MKB echt niet meer kan om je klantenbeheer via een Excel-sheetje bij te houden. We nemen je graag mee in de wereld van CRM-systemen en leggen je haarfijn uit waarom dat ouderwetse Excel-bestand allang je beste vriend niet meer is. Het klinkt misschien cliché, maar zoals Albert Schweitzer ooit zei; “If you love something so much, let it go. If it comes back, it was meant to be; if it doesn’t, it never was”. En geloof ons, die Excel neem je nóóit meer terug. Dus, nu we je aandacht nog hebben, laten we er direct in springen.

Haastig bezoek? Gebruik één van de onderstaande links om naar de paragraaf te gaan waar je graag meer over wilt weten. Veel lees plezier!


Geplaatst op 25 juli 2023

De beperkingen van een CRM in Excel

Niet dat dat bestaat. Laten we dat, voordat we verder gaan, samen afspreken. Een Excel-sheet is geen CRM, het is gewoon een spreadsheet met gegevens. En daar is niks mis mee, we veroordelen je niet. Maar als jouw product een A-merk is, wil je ook niet dat mensen denken dat een C-merk hetzelfde is, toch? Dus, wat zijn precies de beperkingen als je al jouw klantgegevens bijhoudt in Excel. Dat gaan we je nu vertellen.

Onoverzichtelijke gegevens en rommelige spreadsheets

Als je al je klantgegevens in, vaak ook nog verschillende, spreadsheets bijhoudt, wordt het zoeken naar informatie snel een speurtocht zonder duidelijke aanwijzingen. Je bent door talloze spreadsheets met data aan het ploegen, hopen dat je de informatie vindt waar je naar op zoek bent. Kostbare tijd wordt wordt hiermee verspild. Vanwege het gebrek aan inzicht vergeet je soms ook nog eens wat. Wanneer ben je bijvoorbeeld voor het laatst bij je A-klanten geweest? Heb je dat überhaupt inzichtelijk, of staat dat in die ene spreadsheet die al niet meer wordt bijgehouden.

Handmatig werk vs. automatisering

Als je Excel goed begrijpt zijn er best mogelijkheden om automatiseringen aan te brengen. Maar heb jij zo’n expert in huis? De kans is groot dat alle data nog handmatig in de Excelletjes verwerkt wordt. Zonde van je tijd. Het kost je team onnodig energie en echt inspirerend werk kan je het ook niet noemen. Dus waarom zou je jezelf en je team daarmee opzadelen als een CRM-systeem dat met een paar klikken voor je kan doen? Ga aan de slag met automatisering en laat die saaie handmatige taken achter je.

Gedeelde bestanden zijn risicodragers

Iedereen binnen je organisatie, of in ieder geval je salesteam, moet bij de klant- en salesdata kunnen. Gelukkig werkt iedereen goed samen en worden de bestanden links en rechts gedeeld door de organisatie. Ondertussen heeft het salesbestand al ‘Versie 38′ erachter staan en een van jouw salesmanagers vraagt zich af waarom zijn ene afspraak er niet meer in staat. Die bleek in versie 36 te zitten. Waarschijnlijk per ongeluk door iemand verwijderd. Dus kan jouw salesmanager gaan uitzoeken welke andere afspraken misschien ook verwijderd zijn en is hij langer bezig met data opschonen dan verkopen. Allemaal risico’s die je draagt wanneer je gegevens bijhoudt in losse sheets. Wees zuinig met je data en beveilig het met een CRM-systeem. Dan kan je altijd data terughalen en ben je beter beschermt tegen ‘inbrekers’.

Vast in het verleden

Voor een klein bedrijf met weinig klanten is het prima om met CRM te starten in een Excel. Zoals we in het begin al zeiden; we veroordelen je niet. Kleine bedrijven hebben alleen ook ambities. Die willen meer klanten, meer omzet, meer beter! Een CRM in Excel zal dat soort bedrijven al snel tegenhouden. Het ontbreekt aan flexibiliteit en schaalbaarheid die nodig is om die volgende stap te kunnen zetten. Meer klanten is namelijk meer bijhouden, waardoor we al snel weer terugkomen bij punt 1 van de beperkingen. En ook punt 2 komt alweer snel om de hoek kijken. Allemaal tijd en kansen die je mist om in je groei te investeren. Dus als je op ten duur echt wil groeien met je bedrijf, neem dan die stap naar het heden en ga aan de slag met een CRM-systeem.

Groeiende behoeftes binnen het moderne MKB

Met onder anderen de komst van het internet zijn de behoeftes binnen het MKB de afgelopen jaren gegroeid. Er is veel meer data beschikbaar om onderbouwde keuzes op te kunnen maken. Klanten zijn veeleisender geworden. En de markt verandert sneller dan je ‘u’ kan zeggen. Hier moet je als ondernemer snel op in kunnen spelen. In deze paragraaf vertellen we je hoe een CRM voor MKB daarin kan bijdragen.

Klantgerichtheid in de 21e eeuw - de klant is.... Wat is beter kan koning?

Met de komst van het internet zijn klanten veeleisender dan ooit. De markt is super transparant en als iets goedkoper, of beter, te krijgen is stappen ze over. Het begrijpen van je klant is hierin essentieel geworden. Moderne MKB-bedrijven willen tegenwoordig een 360-gradenbeeld van hun klanten. Hiermee kunnen betere beslissingen gemaakt worden om aan de klantvraag te voldoen. Deze inzichten haal je niet, of met heel veel moeite, uit dat CRM in Excel. Een CRM-systeem maakt het voor jou veel makkelijker om klantbehoeftes te achterhalen en ze hiermee weer echt koning (of wat was nou beter?) te maken.

Beslissingen nemen op data, geen onderbuikgevoelens

Zeker als ondernemer is het vaak goed om ‘op je gevoel’ af te gaan. Je bent immers grotendeels met ondernemen gestart omdat je het gevoel had dat iets beter kon. Alleen, wanneer je bedrijf groter wordt en dat MKB-niveau begint aan te raken, is alleen op je gevoel afgaan niet langer genoeg. En waarom zou je ook? Er is zo veel data beschikbaar om beslissingen op te kunnen maken. Die moet je alleen inzichtelijk hebben. Dat is waar een CRM-systeem je bij helpt. Door het vol te stoppen met data krijg je een duidelijk beeld van je verkoopprestaties en klantinteracties. Welke je vervolgens weer kan analyseren om data gedreven beslissingen op te maken.

Tijd is geld en tijd is schaars

Het huidige arbeidstekort laat maar weer eens zien hoe kostbaar tijd is. Misschien heb je er zelf ook al last van. De hoeveelheid werk stapelt zich op, maar de mensen om het op te pakken blijven achter. Jouw team is nog steeds handmatig gegevens aan het invoeren in de verschillende Excel sheetjes en kan er ook geen werk bij hebben. Waar ga je dan tijd winnen? Met een CRM-systeem. Bevrijd jouw team van tijdrovende taken en laat ze weer doen waar ze goed in zijn: Verkopen!

Waarom dan wél een CRM-systeem

We hebben je nu al aardig wat redenen gegeven waarom je af moet je van CRM in Excel. Het minste wat we kunnen doen is je ook wat handvatten geven waarom een écht CRM jou gaat helpen. Lees maar snel verder.

Alles-in-één platform

Zoals we al aangaven bij de beperkingen van een CRM in Excel. Al jouw data in verschillende sheets, of zelfs notitieblokken is niet praktisch. Met een CRM-systeem heb je alles wat je nodig hebt voor goed relatiebeheer op één plek. Klantgegevens, communicatiegeschiedenis, notities, orderwaardes, allemaal op één plek en netjes georganiseerd. Alles wat je nodig hebt is binnen handbereik en nog overzichtelijk ook.

Cloud-Based-CRM

Al jouw data gecentraliseerd in MyDesk CRM

Altijd en overal toegang tot je gegevens

Jij, of je vertegenwoordigers zullen vast veel onderweg zijn. Wel vervelend als je dan een keer je notitieblok, of zelfs laptop vergeet. Waar schrijf je dan de belangrijkste punten van je bezoek in op? Om die dan vervolgens weer in je CRM in Excel te moeten zetten. Met een cloud-based CRM-systeem maakt dat niet uit. Hiermee heb je toegang tot je gegevens vanaf ieder apparaat met internetverbinding. Waar je ook bent. Je hebt je CRM átlijd bij de hand.

Gemaakt voor groei

Een CRM-systeem is gemaakt om met je mee te groeien. Het wordt niet minder overzichtelijk als er meer data in stopt. In tegendeel, het gaat je alleen maar meer helpen. Welke klanten hebben wat meer aandacht nodig deze maand. Of op welke klanten kan je je beter helemaal niet meer richten? Belangrijke informatie vanuit jouw CRM-systeem die helpen jouw groei te begeleiden.

Positieve impact op je verkoopteam

Niet alleen jij zal positieve ervaringen overhouden aan het gaan werken met een CRM. Ook jouw verkoopteam zal er beter van worden. En wel hierom:

Verhoogde productiviteit

Administratie is belangrijk. Je wilt dat de juiste data voorhanden is en dat je die duidelijk kan inzien. Het kost handmatig alleen zo veel tijd. Met een CRM-systeem kan je dergelijke taken veel makkelijker stroomlijnen en vaak zelfs automatiseren. Tijdrovende taken zijn opeens klaar met één druk op de knop. Waardoor je verkoopteam eindelijk kan doen waar je ze voor heb aangenomen, verkopen. Geen gapende gezichtjes achter een paar schermen meer, maar gemotiveerde salestijgers op jacht naar de volgende sale.

Happy clients!

Klant blij, jij blij. Maar als de klant lang moet wachten op een reactie, omdat je dat klantcontact bijhoudt in een Excel waar niet zo vaak op gekeken wordt, gaat die niet blij zijn. Een CRM-systeem helpt je hierbij. Door klantcontacten te loggen helpt het systeem jou en jouw team snel actie te ondernemen. Er kunnen gemakkelijk contactmomenten gepland worden, waardoor je nooit meer een klant vergeet. Zo zorg je voor snelle reactie tijden en klanten die zich gewaardeerd voelen. En blije gewaardeerde klanten zijn loyale klanten; grote blij!

Meer leads

Elke nieuwe lead is een potentiële nieuwe klant. Die kans wil je niet missen. Of erger nog; vergeten. Met een CRM-systeem gaat je dat niet gebeuren. Zoals het je helpt met klantcontacten, zo helpt het je ook met leads. Alles wordt netjes bijgehouden en het herinnert je eraan wanneer het tijd is om contact op te nemen. Laat het handmatig opvolgen aan jou concurrenten over. Jij hebt een CRM-systeem die het voor je doet!

Afscheid nemen van je CRM in Excel bestaat wél

Daar zijn we dan. Klaar om afscheid te nemen van dat CRM in Excel. We zeggen nog steeds niet dat het niet kan helpen om een klein bedrijf te helpen bij simpele taken. Maar voor snelgroeiende MKB-bedrijven wordt het echt tijd om de overstap te maken naar een CRM-systeem. Verlos jezelf en je team van tijdrovende handmatige taken en krijg écht een keer inzicht in je klanten. Ga ze behandelen als koningen (is er nou al iets beters?) en geef jouw omzet een flinke boost.

Wil je graag meer weten hoe MyDesk CRM jouw organisatie kan helpen? Klik op de onderstaande button om direct contact op te nemen of kijk verder op onze functionaliteiten-pagina.

Samenvatting 'CRM in Excel'

Een CRM in Excel heeft beperkingen zoals onoverzichtelijke gegevens, handmatig werk en gedeelde bestandsrisico’s. Een modern MKB heeft behoefte aan een 360-gradenbeeld van klanten en data-gedreven beslissingen. Een CRM-systeem biedt de oplossing.

Met een alles-in-één platform, cloud-based toegang, automatisering en inzichten kan je jouw klanten als koningen behandelen en je verkoopteam handvatten bieden om hun werkzaamheden beter uit te voeren. Tijd is kostbaar, dus bevrijd je team van tijdrovende taken en laat hen weer doen waar ze goed in zijn: verkopen.

Een echt CRM-systeem biedt de mogelijkheid om te groeien en heeft een positieve impact op je verkoopteam. Verhoogde productiviteit en tevreden klanten zijn het resultaat. Bovendien helpt het systeem bij het beheren van leads, waardoor je geen kansen meer mist.

Kortom, maak nu de overstap naar een CRM-systeem en geef je bedrijf en klanten de aandacht die ze verdienen. Met een goed georganiseerd en efficiënt CRM-systeem ben je klaar voor een succesvolle toekomst.

Gerelateerde Artikelen