De beperkingen van een CRM in Excel
Niet dat dat bestaat. Laten we dat, voordat we verder gaan, samen afspreken. Een Excel-sheet is geen CRM, het is gewoon een spreadsheet met gegevens. En daar is niks mis mee, we veroordelen je niet. Maar als jouw product een A-merk is, wil je ook niet dat mensen denken dat een C-merk hetzelfde is, toch? Dus, wat zijn precies de beperkingen als je al jouw klantgegevens bijhoudt in Excel. Dat gaan we je nu vertellen.
Onoverzichtelijke gegevens en rommelige spreadsheets
Als je al je klantgegevens in, vaak ook nog verschillende, spreadsheets bijhoudt, wordt het zoeken naar informatie snel een speurtocht zonder duidelijke aanwijzingen. Je bent door talloze spreadsheets met data aan het ploegen, hopen dat je de informatie vindt waar je naar op zoek bent. Kostbare tijd wordt wordt hiermee verspild. Vanwege het gebrek aan inzicht vergeet je soms ook nog eens wat. Wanneer ben je bijvoorbeeld voor het laatst bij je A-klanten geweest? Heb je dat überhaupt inzichtelijk, of staat dat in die ene spreadsheet die al niet meer wordt bijgehouden.
Handmatig werk vs. automatisering
Als je Excel goed begrijpt zijn er best mogelijkheden om automatiseringen aan te brengen. Maar heb jij zo’n expert in huis? De kans is groot dat alle data nog handmatig in de Excelletjes verwerkt wordt. Zonde van je tijd. Het kost je team onnodig energie en echt inspirerend werk kan je het ook niet noemen. Dus waarom zou je jezelf en je team daarmee opzadelen als een CRM-systeem dat met een paar klikken voor je kan doen? Ga aan de slag met automatisering en laat die saaie handmatige taken achter je.
Gedeelde bestanden zijn risicodragers
Iedereen binnen je organisatie, of in ieder geval je salesteam, moet bij de klant- en salesdata kunnen. Gelukkig werkt iedereen goed samen en worden de bestanden links en rechts gedeeld door de organisatie. Ondertussen heeft het salesbestand al ‘Versie 38′ erachter staan en een van jouw salesmanagers vraagt zich af waarom zijn ene afspraak er niet meer in staat. Die bleek in versie 36 te zitten. Waarschijnlijk per ongeluk door iemand verwijderd. Dus kan jouw salesmanager gaan uitzoeken welke andere afspraken misschien ook verwijderd zijn en is hij langer bezig met data opschonen dan verkopen. Allemaal risico’s die je draagt wanneer je gegevens bijhoudt in losse sheets. Wees zuinig met je data en beveilig het met een CRM-systeem. Dan kan je altijd data terughalen en ben je beter beschermt tegen ‘inbrekers’.
Vast in het verleden
Voor een klein bedrijf met weinig klanten is het prima om met CRM te starten in een Excel. Zoals we in het begin al zeiden; we veroordelen je niet. Kleine bedrijven hebben alleen ook ambities. Die willen meer klanten, meer omzet, meer beter! Een CRM in Excel zal dat soort bedrijven al snel tegenhouden. Het ontbreekt aan flexibiliteit en schaalbaarheid die nodig is om die volgende stap te kunnen zetten. Meer klanten is namelijk meer bijhouden, waardoor we al snel weer terugkomen bij punt 1 van de beperkingen. En ook punt 2 komt alweer snel om de hoek kijken. Allemaal tijd en kansen die je mist om in je groei te investeren. Dus als je op ten duur echt wil groeien met je bedrijf, neem dan die stap naar het heden en ga aan de slag met een CRM-systeem.
