Afspraken afronden in MyDesk
Eén van de meest gebruikte functies binnen MyDesk, is ‘Afspraken Afronden’. Het geeft de mogelijkheid om klantinteracties effectief te beheren en kansen te verzilveren. Op deze pagina vertellen we je graag meer over deze functionaliteit en wat het jouw bedrijf aan voordelen oplevert.
Snel scrollen
Ben je vooral benieuwd naar specifieke informatie rondom de functionaliteit van afspraken afronden? Klik dan op één van de onderstaande links om direct naar dat onderdeel te gaan.
De functionaliteit 'Afspraken afronden'
In een snel veranderende zakelijke omgeving is het belangrijk om klantinteracties effectief te beheren en kansen te grijpen. Het afspraken afronden in MyDesk is niet simpelweg een administratieve handeling, maar eerder een strategisch proces. Het is namelijk gericht op het volledig benutten van ieder contactmoment dat de commerciële afdeling heeft met een klant of prospect. We vertellen je graag meer over de verschillende aspecten van dit proces.
Wat houdt het afronden van een afspraak in MyDesk in?
Afspraken afronden in MyDesk is een doordacht proces dat gericht is op een volledige verwerking van het contactmoment. Hierbij doorlopen gebruikers gestructureerde stappen, waaronder het vastleggen van de besproken onderwerpen, toewijzen van taken, en het plannen van vervolgafspraken op basis van frequenties of klantbehoeften.
Waar kun je het voor gebruiken?
MyDesk biedt meerdere velden aan bij het vastleggen van afspraken. Naast het vastleggen van basisinformatie zoals datum, begintijd, eindtijd, contactpersoon en locatie, kunnen gebruikers ook het type contact definiëren. Dit kan variëren van telefonische overleggen, fysieke bezoeken tot online afspraken. Zo kan men ook inzicht krijgen in de kanalen die het meest effectief zijn bij het genereren van leads en behalen van verkoopkansen.
Wat vloeit er voort uit deze acties?
De meerwaarde van het vastleggen van afspraken in MyDesk is tweeledig. Allereerst biedt het de mogelijkheid om informatie te borgen, waardoor gebruikers op voorhand aan hun klantinteracties altijd kunnen terugkijken op eerdere contactmomenten. Daarnaast worden collega’s automatisch op de hoogte gebracht van de voortgang en verkoopkansen, wat een gestroomlijnde samenwerking bevordert.
Gestructureerd werken
Kansen Verzilveren
Plannen Vervolgafspraken
Borging van Informatie
Samenwerking
Inzicht Effectieve Kanalen
Samenwerken
Hoe wordt deze informatie gedeeld?
Informatie wordt gedeeld via overzichtelijke dashboards waarin teamleden direct toegang hebben tot openstaande taken, verkoopkansen en geplande afspraken. Deze transparantie bevordert effectieve samenwerking binnen het team, waarbij eenieder op de hoogte is van de lopende zaken. Aanvullend daarop kan men ook de rapportages van de werkdag per mail ontvangen middels het dagrapport. Zo kan er op laagdrempelige wijze worden ingehaakt op alle relevantie zaken die zijn besproken.
Welke bedrijfsfuncties hebben profijt van het inzien en vastleggen van deze informatie?
Belanghebbenden zoals de commerciële binnendienst, buitendienst, management en marketing hebben baat bij het inzien en vastleggen van deze informatie. Het biedt ze praktische inzichten om effectief te handelen binnen hun toegewezen rol.
Hoe wordt de kwaliteit van de vastgelegde informatie gewaarborgd?
De kwaliteit wordt gewaarborgd door uniforme afspraken over de gewenste manier van werken te hanteren. Een continu proces optimaliseert hierbij de leercurve en zorgt voor een consistente en effectieve vorm van informatieborging.
Waarom is het relevant om zulk soort informatie onderling te delen?
Het onderling delen van deze informatie is uiterst waardevol voor een gecoördineerde aanpak bij het aanvliegen van verkoopkansen. Met een gezamenlijk dashboard zijn teamleden constant op de hoogte van de actuele stand van zaken, waardoor ze optimaal kunnen samenwerken. Zo kunnen nieuwe taken worden toegewezen en is er inzage om vast te stellen of ze ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd.
Zonder gedeelde informatie ontbreekt de benodigde sturing en opvolging, wat kan resulteren in onvoltooide acties en gemiste kansen. Het stelt het team in staat om gezamenlijk doelen na te streven en strategieën aan te passen op basis van gedeelde inzichten.
Meer weten over wat jou commerciële afdelingen kunnen met MyDesk?
Bekijk onze rendement per commerciële afdeling pagina
Databeheer
Vanuit een commercieel oogpunt draagt dit bij aan het efficiënt beheren van klantinteracties en het optimaliseren van verkoopkansen. Door gestructureerde opvolging en automatische registratie van taken wordt de basis gelegd voor het succesvol realiseren van de commerciële strategie.
Hoe kan men een afspraak vastleggen in MyDesk?
Het proces van een afspraak vastleggen in MyDesk is veelzijdig en biedt gebruikers de mogelijkheid om dit ook elders te doen. Gebruikers kunnen direct een contactmoment aanmaken in MyDesk, maar ze kunnen dit ook via hun Outlook-agenda doen, waarna deze direct wordt gesynchroniseerd naar het MyDesk-systeem.
Wat zijn de stappen voor het afronden van een afspraak in MyDesk?
Bij het afronden van een afspraak doorlopen gebruikers gestructureerde stappen. Ze registreren niet alleen besproken zaken, maar leggen ook waardevolle gespreksnotities vast. Hierbij kunnen taken worden toegewezen aan betrokkenen, en er kan een plan worden opgesteld voor vervolgafspraken. Deze gestructureerde aanpak zorgt voor een georganiseerde workflow en maximale efficiëntie. De volgende vragen worden hiervoor gesteld:
- ‘Zijn er nog kansen ontstaan?’
Buitendienstmedewerkers kunnen aangeven of er tijdens het klantbezoek nieuwe zakelijke kansen of potentiële leads zijn ontstaan. Dit helpt bij het identificeren van groeimogelijkheden en verdere zakelijke ontwikkeling.
- ‘Zijn er nog notities?’
Men heeft de mogelijkheid om gedetailleerde notities toe te voegen over de besproken onderwerpen, klantbehoeften, feedback of andere relevante informatie die tijdens het gesprek naar voren kwam. Aanvullend hierop heeft de mobiele applicatie de optie om notities in te spreken. Deze notities ondersteunen de verkopers bij het creëren van nieuwe commerciële kansen en het beheren van hun relaties.
- ‘Zijn er nog taken?’
Eventuele taken die voortkomen uit het klantbezoek kunnen worden vastgelegd en toegewezen aan de juiste teamleden. Dit helpt bij het prioriteren en beheren van actiepunten die voortkomen uit de interactie met klanten, waardoor niets over het hoofd wordt gezien.
- ‘Wilt u nog een nieuwe afspraak maken?’
Na een goed gesprek willen jouw medewerkers natuurlijk ook een vervolgafspraak maken. Ook deze kunnen ze meteen in het CRM-systeem plaatsen, zodat het niet vergeten wordt. Dit draagt bij aan klantrelatiebeheer en zorgt ervoor dat de klanttevredenheid wordt verhoogd door aan de wensen en behoeften van de klant te voldoen.
Deze gestructureerde aanpak in MyDesk stelt gebruikers in staat om belangrijke informatie en feedback vast te leggen, zakelijke kansen te identificeren, notities bij te houden en effectieve opvolgtaken te plannen.
Hierbij kijkt men dus naar wat de concrete taken zijn die vanuit specifieke rollen moeten worden uitgevoerd en wat de resultaten kunnen zijn in de vorm van verkoopkansen. Dit draagt bij aan een functionele transitie van afspraken naar acties, wat essentieel is voor het behalen van commerciële doelen.
Meer weten over de functionaliteiten van MyDesk?
Bekijk onze functionaliteiten pagina
Wat is het nadeel van het niet vastleggen van informatie n.a.v. afspraken?
Het niet vastleggen van informatie na afspraken brengt aanzienlijke nadelen met zich mee. Gebruikers lopen het risico belangrijke details te vergeten, wat kan resulteren in gemiste verkoopkansen en een verminderde klanttevredenheid. Het ontbreken van een gestructureerde aanpak kan daarbij ook leiden tot het niet uitvoeren van taken en het achterblijven van acties.
Wat is het effect dat het kwalitatief vastleggen van afspraken met zich meebrengt?
Het kwalitatief vastleggen van afspraken resulteert in een verhoogde efficiëntie van werkprocessen en dus ook een besparing van tijd. Door contactmomenten adequaat te verwerken worden taken en follow-ups automatisch georganiseerd, wat leidt tot een productievere werkwijze. Dit biedt niet alleen inzicht en structuur, maar zorgt er ook voor dat het hele team goed voorbereid is en op de hoogte is van de voortgang.
Het kwalitatief vastleggen van afspraken draagt dus bij aan een proactieve benadering van potentiële verkoopkansen. Het stelt het team in staat om snel en effectief in te spelen op klantbehoeften, wat van groot belang is voor het behalen van commerciële successen.
Helemaal zin gekregen om (nog meer) met MyDesk aan de slag te gaan?
Plan een gratis adviesgesprek van 30 minuten
Geplaatst op 1 december 2023