Gebruiksvriendelijk CRM
Sterke visuele rapportages
Persoonlijke begeleiding
30 dagen gratis
Mail Bel Contact

Methoden om salesactiviteiten te monitoren en waarom dit belangrijk is

In de afgelopen blogs hebben we je proberen te helpen om van jouw salesteam een geoliede machine te maken. Zo hebben we bijvoorbeeld verteld hoe je Ideale Klantprofielen en Buyer Persona’s kan gebruiken bij een gerichtere verkoop, hoe je een proactieve mind-set en goede samenwerking binnen jouw salesteam kan opzetten en in welke leadgeneratietools en kanalen je kan investeren om je sales een boost te geven.

Dit zijn natuurlijk fijne handvatten, maar als je vervolgens niks bijhoudt, of monitort, dan weet je natuurlijk ook niet of jouw inspanningen nut hebben gehad. Daarom bespreken we in dit blog enkele methoden die je kan gebruiken om salesactiviteiten binnen jouw bedrijf te monitoren en waarom dit belangrijk is. Klik gerust weer op één van de onderstaande links om naar het voor jou relevante hoofdstuk te navigeren:

Geplaatst op 3 november 2023

De basis; wat zijn salesactiviteiten?

Waarschijnlijk weet jij, als gelouterde commercieel manager binnen de B2B-markt, allang wat salesactiviteiten zijn en hoeven wij jou dat echt niet meer uit te leggen. Echter hebben we gezien dat er ook vele studenten zijn die onze website raadplegen, dus om hun een helpende hand te bieden geven we toch nog even de definitie:

Wat zijn salesactiviteiten?
Salesactiviteiten zijn de activiteiten die door salesmedewerkers worden uitgevoerd om de directe verkoop, acquisitie of het onderhouden van klantcontacten te bevorderen, of realiseren.

Hier zit ook een directe link met marketing. De inspanningen die marketing doet, als het goed is in goed overleg met sales, hebben vaak een directe uitwerking op de salesactiviteiten. In sommige gevallen loopt het direct in elkaar over. Denk bijvoorbeeld aan een beurs. Marketing besluit, in samenwerking met sales, welke beurs bezocht moet worden. Zorgt vervolgens voor de juiste communicatie rond de beurs en bij actieve deelname voor de inrichting op de beurs. Waar vervolgens sales het stokje overpakt om op de beurs potentiële klanten binnen te halen.

Andere voorbeelden van salesactiviteiten kunnen zijn:

  • Upselling
  • Acquisitie
  • Contract onderhandelingen
  • Onderhouden van contact

Waarom salesactiviteiten monitoren?

De belangrijkste reden om je salesactiviteiten te monitoren, is natuurlijk overzicht & inzicht.

Als het goed is, heb je voor ieder jaar bepaalde doelen je wilt realiseren. Daarnaast zou je ook plannen moeten hebben met daarin een beschrijving hoe je deze doelen wilt gaan realiseren. Als je aan het einde van het jaar nog gaat kijken; “Nou, hoe hebben we het eigenlijk gedaan?”. Dan ben je te laat.

Koen Rovers CRM
Koen Rovers
Sparringpartner commercieel managers

Zoals je leest is het monitoren van salesactiviteiten eigenlijk opgedeeld in 2 stukken;

Opstellen van doelen en bijhorende plannen.

Zonder duidelijke doelstellingen heeft het geen zin om je salesactiviteiten te monitoren. Wat wil je anders gaan monitoren? Daarnaast is het ook belangrijk dat je er een plan bij maakt, waarin je beschrijft hoe je die doelen gaat realiseren. Zo heb je meetbare acties die je naast jouw doelen kan leggen om daadwerkelijk het effect te kunnen monitoren. Klik op de onderstaande button om meer te weten hoe je deze doelstellingen kan opstellen, mét een gratis voorbeeld plan.

 

Lees hier hoe je doelstellingen moet bepalen

Monitoren van de salesactiviteiten

Als je duidelijke doelstellingen en bijpassende acties hebt bedacht om de doelstellingen te behalen, dan kan je ook daadwerkelijk gaan monitoren. Koen haalde al een belangrijke reden aan waarom dit belangrijk is, maar we geven je er graag nog een paar:

  • Ruimte om bij te sturen; wanneer je goed monitort, kan je nog op tijd bijsturen. Niet alleen wanneer het niet goed gaat, maar ook wanneer het wel goed gaat. Misschien mag je dan wel wat ambitieuzer zijn!
  • Goed voor zelfvertrouwen en teamgevoel; als je de tijd neemt om er samen met je team naar te kijken, dan krijgen ze ook niet het idee dat ze er alleen voor staan. Daarnaast is het een mooi moment om even stil te staan bij de dingen die wél goed gaan, wat goed is voor het zelfvertrouwen.
  • Verbeterde concurrentiepositie; als jij door het monitoren op de juiste plekken bijstuurt, dan gaat dit een positief effect hebben op jouw sales. Zeker in vergelijk tot concurrenten die dat niet doen.
  • Scherper op offertes en follow-up tijd; het monitoren van salesactiviteiten geeft je ook duidelijkheid in hoe snel offertes worden opgevolgd. Misschien blijven sommige offertes wel veel te lang liggen, waardoor je kansen mist.
  • Hogere klanttevredenheid; weet wat er speelt bij je klanten en acteer daar op het juiste moment op. Dat gaat je niet lukken als je niks monitort!

Waarom specifiek in de B2B-markt?

Het monitoren van salesactiviteiten past uiteindelijk in iedere markt thuis. Maar waarom is het zo belangrijk binnen de B2B-markt?

De B2B-markt is, in tegenstelling tot de B2C-markt, over het algemeen een stuk ’trager’;

  • Het gaat vaak om grotere bedragen
  • Er zijn over het algemeen meerdere mensen betrokken in het beslissingsproces.
  • Het duurt gewoon langer voordat er daadwerkelijk iets verkocht wordt.
  • Er zijn vaak meerdere partijen/concurrenten die meedingen om de klant in het salesproces.

Daardoor mogen we ook wel zeggen dat het een stuk kostbaarder is om een klant dan uiteindelijk te verliezen aan een concurrent.

Door salesactiviteiten te monitoren, kan je, op de eerste plaats, het team scherp houden bij belangrijke aanvragen. Hoe lang is het geleden dat je voor het laatst contact hebt gehad met die potentiële klant? Misschien wordt het tijd om weer even contact op te nemen!

Daarnaast, hoewel het een B2B-markt heet, is het hele aankoopproces nou juist een stuk persoonlijker. Jouw salesmanagers zijn namelijk gewoon met andere mensen in gesprek om de deal te sluiten. Hierdoor is het ook écht belangrijk om scherp te zijn op dat contact en het niet te laten verwateren.

Monitoren van salesactiviteiten voor groothandels

We pakken deze nog even apart, omdat wij van mening zijn dat het zeker in de groothandel branche gewoon belangrijk is dat salesactiviteiten goed gemonitord worden.

Groothandels zijn namelijk flink afhankelijk van bezoek- en bestelpatronen. Hier kan je bij uitstek goed op anticiperen en invloed op hebben door die salesactiviteiten te monitoren en eigenlijk maar één simpele vraag te stellen: “zijn we met ons salesapparaat met de juiste dingen bezig?“. Of wel:

  • Zitten we niet te veel bij bepaalde klanten?
  • Zitten we misschien te weinig bij anderen?
  • Weten we waarom bepaalde klanten teruglopen in omzet?
  • Hebben we in de gaten als een klant opeens niet meer besteld?

 

Monitoren van salesactiviteiten voor zakelijk dienstverleners

Bij zakelijk dienstverleners ziet dit er heel anders uit, even afhankelijk van het verdienmodel. Bij deze bedrijven zal bijvoorbeeld sneller op uren gestuurd worden en komen ook andere beslissingen om de hoek kijken:

  • Is iedereen voldoende declarabel?
  • Hoe ziet onze sales funnel nu en over 3 maanden eruit?
  • Moet ik er nog opdrachten bij gaan zoeken om iedereen declarabel te krijgen?
  • Moet ik meer focussen op het goed laten lopen van projecten als ik uren tekort kom,  of moet ik juist mensen aannemen omdat dat met het huidige team niet te realiseren is?

Andere vragen en daarom waarschijnlijk ook andere data en KPI’s die je nodig hebt om dit inzichtelijk te krijgen.

Wát je gaat monitoren hangt dus uiteindelijk heel erg af van wat je bedrijfsvoering is en je verdienmodel.

Welke methodes kan je gebruiken om te monitoren?

Er zijn behoorlijk wat methodes, of misschien beter gezegd tools, die je kan gebruiken om salesactiviteiten te monitoren.  Let hier wel op dat je het op een positieve manier insteekt. Digitalisering heeft als groot nadeel dat medewerkers al snel het idee krijgen dat hun manager constant over hun schouder mee aan het kijken is. Dat is iets dat je moet willen voorkomen. Dit kan uiteindelijk een negatieve uitwerking hebben op de prestaties van individuen uit jouw team.

Zorg er dus op voorhand voor dat je aan jouw team duidelijk maakt waarom je hier gebruik van wil maken en wat het doel hierachter is. Zo begrijpen ze waar je vandaan komt en dat het niet bedoelt is om mensen te controleren, maar om het team als geheel te helpen bij het realiseren van doelstellingen. Omdat het monitoren van salesactiviteiten een groot onderdeel is van CRM (daar komen we later nog op terug), hebben we een blog geschreven hoe je dit positief aan kan pakken:

Lees het blog: Betrokkenheid en Motivatie bij een nieuw CRM-systeem

Wij raden in ieder geval aan om, in ieder geval, één van de volgende methodes te gebruiken om jouw salesactiviteiten bij te houden:

  • Verkooprapportages; deze rapportages helpen je om prestaties bij te houden en waar mogelijk trends te ontdekken. Hier kan je bijvoorbeeld ook Power BI aansluiten om meerdere databronnen aan elkaar te koppelen.
  • Een CRM-systeem (wat een verrassing weer 😉 ); het systeem bij uitstek voor het monitoren van salesactiviteiten. Al jouw belangrijke data zoals klantgegevens, communicatiegeschiedenis en verkoopkansen komen hier bij elkaar voor een compleet overzicht in alle activiteiten.
  • Sales KPI’s; dit is een goede basis om mee te starten. Door specifieke KPI’s zoals omzetgroei, winstmarges en klantretentie op te zetten, is het gemakkelijk om te zien of je doelstellingen gaat behalen of niet. Je kan er ook voor kiezen om ‘zachtere’ KPI’s op te stellen zoals aantal (website)bezoeken en uitgebrachte offertes.
  • Sales meetings en evaluaties; zeker in kleine teams/bedrijven is het goed om af en toe direct met elkaar te kunnen communiceren. Het is zo gemakkelijker om salesacties op elkaar af te stemmen en elkaar te voorzien van feedback. Dat kan je doen door terugkerende salesmeetings en evaluaties te houden met het team. Zo heb je, bijvoorbeeld iedere maand, een vast moment waar je de inspanningen van de afgelopen maand afzet tegen het behaalde resultaat.
  • Feedback van klanten; vergeet ook zeker niet om af en toe je klanten om feedback te vragen! Zij kunnen jou nuttige inzichten geven in hoe je klantrelaties kan versterken of je product of dienst kan verbeteren.
  • Rapportage-tools; met Power BI hebben we al een voorbeeld gegeven van een analyse-tool. Ook Google Analytics, voor je websitebezoekers, zou je hieronder kunnen scharen.

Welke meetbare resultaten kan je verwachten bij het monitoren van salesactiviteiten?

Inzicht krijgen in klantrelaties en verkoopkansen is leuk, ook echt een meetbaar resultaat zien is nog veel leuker! Maar wat voor resultaten kan je nou verwachten als je die salesactiviteiten gaat monitoren en vooral op gaat acteren? Die vertellen we je graag:

  • Omzetstijging: Super tastbaar én waarneembaar. Als jij op de juiste manier omgaat met het inzicht dat wordt verkregen via de monitoring van salesactiviteiten, ga je beter inspelen op de behoeftes van klanten en prospects.
  • Verbeterde klanttevredenheid: Als je de salesactiviteiten goed monitort, ben je in de gelegenheid om sneller te reageren op vragen, problemen en behoeftes van klanten. Dat zal leiden tot hogere klanttevredenheid en loyaliteit.
  • Efficiënter gebruik van (bedrijfs)middelen: Je gaat door het monitoren van salesactiviteiten ook sneller inzien welke (sales)strategieën het meeste opleveren. Dit geeft je de ruimte om budget toe te wijzen aan de meest rendabele activiteiten. Zo verhoog je je ROI en voorkom je verspilling van middelen. Zie je bijvoorbeeld dat bepaalde (marketing)kanalen meer opleveren dan anderen, dan kan je je focus verplaatsen naar die winstgevende kanalen.
  • Snellere besluitvorming: Je gaat ook staat zijn om sneller, beter geïnformeerde beslissingen te maken op basis van de data die je door het monitoren tot je beschikking hebt. Het geeft je inzicht in de prestaties van je salesteam en waar je zou kunnen verbeteren.

Hierbij moeten we wel zeggen dat dit enkele voorbeelden zijn. Afhankelijk van de specifieke doelstellingen van jouw bedrijf, kunnen de resultaten verschillen. Waar we wel zeker van zijn, is dat je als MKB-bedrijf, door het effectief monitoren van salesactiviteiten, een solide basis gaat leggen voor het realiseren van duurzame groei en succes op de lange termijn.

De invloed van digitalisering en veranderende trends

Tussen al het monitor geweld door, willen we nog even een kort uitstapje maken naar digitalisering en hoe dit de afgelopen jaren het monitoren van salesactiviteiten heeft veranderd.

  1. Gemak; alle volgende argumenten, komen voort uit deze simpele constatering: het is veel makkelijker geworden om salesactiviteiten te monitoren. Er zijn allemaal tools beschikbaar waarmee je informatie uit verschillende systemen samen kan voegen om een duidelijk overzicht te krijgen.
  2. Meer sturing; hierdoor is het veel makkelijker geworden om bij te sturen. Er is immers inzicht en duidelijk zichtbaar welke dingen wél en welke dingen niet goed gaan.
  3. Kritischer; dit leidt er aan de andere kant ook toe dat er kritischer gekeken wordt naar huidige activiteiten. In plaats van dat er dingen gedaan worden “omdat we dat altijd zo doen”.
  4. Beter onderbouwde plannen; tot slot heeft de makkelijke toegang tot data ertoe geleid dat bedrijven met beter onderbouwde plannen komen. In plaats van: “We gaan dit jaar 10% meer omzet doen”, wordt er ook gekeken wat er nodig is om die groei te realiseren d.m.v. onderbouwde plannen. Wat als automatisch gevolg heeft dat mensen ook weer meer willen meten!

Er worden tegenwoordig beter onderbouwde plannen gemaakt, die ook kritischer worden beoordeeld; “Wat is er nou precies voor nodig om die omzetgroei te realiseren?”. Je kan wel meer potentiële klanten gaan bezoeken, maar als dat niet leidt tot meer offertes. Wat heeft het dan voor zin?

Koen Rovers CRM
Koen Rovers
Sparringpartner commercieel managers

De rol van CRM bij het monitoren van salesactiviteiten

Vanuit mijn visie, maar toch ook zeker mijn passie, zou ik zeggen; start gewoon direct met een CRM-systeem. Dan heb je gewoon alles direct makkelijk inzichtelijk en beschikbaar. Je kan wel in Teams, of Excel, of een ander programma gaan knutselen, maar dan ben je eigenlijk een beetje om je problemen en uitdagingen heen aan het werken.

Koen Rovers CRM
Koen Rovers
Sparringpartner commercieel managers

Zoals Koen al terecht hierboven zegt en zoals ook te zien is in het lijstje van ‘monitor-methodes’, is het gewoon verstandig om direct met CRM te starten. Hier komt alle data over jouw klanten en de werkzaamheden van jouw salesteam samen.

Je kan wel verkooprapportages uit een tool halen, de activiteiten van je collega’s uit een projectmanagementtool en je feedback van klanten via een andere tool. Maar waarom zou je allemaal verschillende tools gaan gebruiken, als je het ook samen kan brengen in één? Dat is precies wat een CRM-systeem voor je doet namelijk. We lichten graag enkele belangrijke functionaliteiten uit een CRM voor je uit:

  • Activiteitenlogboek: In een CRM-systeem is het heel gemakkelijk om bij te houden welke salesactiviteiten zijn ondernomen. Zo kan je denken aan telefoongesprekken, e-mails, vergaderingen, beursbezoeken en andere klant- of leadinteracties. In dit logboek ontstaat vervolgens een duidelijk overzicht van welke inspanningen zijn geleverd.
  • Verkooppijplijnbeheer: Hiermee geef je jezelf inzicht in de voortgang van elke verkoopkans. Je ziet in welke fase van het salesproces de klant zich bevindt, wat te verwachte sluitingsdata zijn en wat de slagingskans van een lead is. Zo kun je in real-time zien hoe jullie salesactiviteiten bijdragen aan het behalen van jullie doelstellingen.
  • Taken en opvolging: Het is gemakkelijk om taken aan verschillende gebruikers binnen het systeem toe te wijzen. Dat kunnen opvolgacties zijn, of het plannen van follow-up gesprekken en het coördineren van klantafspraken. Door alle taken en opvolging goed te beheren, laat je geen enkele kans onbenut.
  • Rapportage en analyses: Bij MyDesk, bieden we dankzij onze koppeling met Power BI een rapportage- en analysetool waarmee je prestaties gemakkelijk kan evalueren. Zo krijg je duidelijke inzichten in de effectiviteit van je sales- en marketingcampagnes/activiteiten en zie je sneller waar eventuele verbetering nodig is.
  • Centraliseren van Klantgegevens: Al jouw klantgegevens, zoals contactinformatie, aankoopgeschiedenis en interactiegeschiedenis, komen samen in een CRM-systeem. Hierdoor hebben jouw verkopers snel toegang tot belangrijke informatie waardoor ze gemakkelijker en persoonlijker met jouw (potentiële) klanten kunnen communiceren.

Zoals je ziet brengt het gebruik van een CRM-systeem vele voordelen met zich mee. Het stelt je in staat om georganiseerd je klantrelaties te beheren, verkoopkansen beter te benutten en efficiëntie binnen je salesprocessen te verbeteren. Kortom; een krachtige tool om salesactiviteiten te monitoren en de prestaties van jouw bedrijf te stimuleren.

Meer weten over welke functionaliteiten van een CRM-systeem jouw kunnen helpen bij een betere bedrijfsvoering? Klik op de onderstaande button.

CRM-functionaliteiten

Wanneer te beginnen met een CRM-systeem?

Het implementeren van een CRM-systeem heeft een flinke impact op je organisatie en het kan lastig zijn om te beslissen wanneer je hiermee zou moeten starten. Daarom zullen we je daar in deze paragraaf een vuistregel voor meegeven. Vervolgens kan je er zelf voor kiezen in welk ’tempo’ je met het CRM-systeem aan de slag gaat. Je kan in één klap alles tegelijk integreren en mee aan de slag gaan, maar je kan ook klein beginnen met alleen het loggen van activiteiten. Om vervolgens stap voor stap het systeem uit te breiden met andere functionaliteiten zoals marketing automation, of rapportages. Hoe je die implementatie, na het maken van je keuze, moet aanpakken lees je in dit blog:

Stappenplan voor een goede CRM-implementatie binnen jouw (sales)team.

Koen gaf al eerder aan dat je het beste direct met een CRM-systeem kan beginnen. Maar, hier kan nog wel wat nuance aan worden aangebracht. Als jij nog een startup bent met 10 klanten waar je geregeld contact mee hebt, dan kan je dat (waarschijnlijk) nog prima zelf bijhouden. Tenzij je erg vergeetachtig bent aangelegd, dan is het wel de overweging waard ;). Echter zit het omslagpunt wat ons betreft rond de 30 klanten. Hier moet wel direct bij gezegd worden dat het om klanten gaat waar je regelmatig contact mee hebt en waar je op structurele basis mee samenwerkt. Dit kan zijn door handel met ze te drijven, maar bijvoorbeeld ook, als zakelijk dienstverlener, door uren te leveren.

Samenvatting

In dit blog hebben we het belang van het monitoren van salesactiviteiten besproken en hoe je dit aan kan pakken. Je kan namelijk wel veel investeren in strategieën om gerichter te verkopen, of in leadgeneratietools, maar deze inspanningen zijn tevergeefs als je niet monitort of ze daadwerkelijk effect hebben.

Het monitoren van salesactiviteiten stelt je namelijk in staat om:

  • Op tijd bij te sturen op het behalen van doelstellingen
  • Het versterkt zelfvertrouwen en teamgevoel
  • Verbetert je concurrentiepositie
  • Houdt je scherp op offertes en follow-up tijd
  • Verhoogt klanttevredenheid

Zeker in de B2B-markt is het monitoren van salesactiviteiten belangrijk, omdat de verkoopcycli complexer en vaak langer zijn. Hiermee voorkom je verlies van kostbare klanten en houd je het persoonlijke karakter van B2B-verkopen in stand.

Er zijn diverse methoden en tools die je kan gebruiken voor het monitoren van salesactiviteiten:

  • Een CRM-systeem
  • Verkooprapportages
  • Sales KPI’s
  • Sales meetings
  • Feedback van klanten
  • en meer

Wanneer je aan de slag gaat met het monitoren van je salesactiviteiten, kan je de volgende meetbare resultaten verwachten:

  • Omzet stijging
  • Verhoogde klanttevredenheid en loyaliteit
  • Efficiënter gebruik van middelen
  • Snellere besluitvorming

De digitalisering en veranderende trends hebben het monitoren van salesactiviteiten vereenvoudigd en verfijnd, waar meer nadruk wordt gelegd op gegevens gestuurde besluitvorming en beter onderbouwde plannen. Vanuit die visie raden we dan ook aan om direct te starten met een CRM-systeem, als je salesactiviteiten wil monitoren. En CRM-systeem biedt namelijk de volgende functionaliteiten, die dit voor jou heel gemakkelijk maken:

  • Activiteitlogboeken
  • Verkooppijplijnbeheer
  • Taken en opvolging
  • Rapportage en analyses
  • Centralisatie van klantgegevens

Het moraal van het verhaal is dat het monitoren van salesactiviteiten jouw bedrijf echt verder gaat helpen. Met de juiste methoden en tools (gewoon een CRM-systeem gebruiken 😉 ), wordt het gemakkelijker om je verkoopdoelen te bereiken en meer omzet te behalen. Het startpunt met zo’n CRM-systeem kan variëren, afhankelijk van jouw specifieke wensen en waar jij momenteel met het bedrijf staat. Een fijne tool om je hierbij te helpen, is ons CRM-groeimodel, die je gratis kan downloaden.

Wat we wel kunnen aanraden, is om te overwegen om te starten met CRM zodra je met ongeveer 30 klanten, op structurele basis, samenwerkt. Als je dit op de goede manier aanpakt, met de juiste implementatie, ga je jouw salesteam echt een paar stappen verder helpen. Meer weten over hoe je die CRM-implementatie aanpakt? Lees dan ons blog:

Stappenplan voor een goede CRM-implementatie binnen jouw (sales)team

Hopelijk hebben we je vandaag weer kunnen voorzien van nuttige informatie. Kijk gerust nog even verder op ons blog voor meer CRM en Sales verhalen.

MyDesk

Molenveldlaan 106
6523 RM Nijmegen

info@my-desk.nl
024 799 87 55
KVK: 81123930
BTW: NL861941974B01

MyDesk Support

Oplossingen
Navigatie
Meer over CRM & Sales